SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Les candidats pourront déposer leur dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
drh.recrutement.biatss@unicaen.fr avant le 30 septembre 2023.

Missions principales du poste :
Le secrétaire de direction assure, à la Faculté de droit, des missions de secrétariat du Doyen, de gestion des ressources
humaines et de communication. Il assure également des missions connexes inhérentes au poste.

Activités et tâches du poste
Missions de secrétariat :
Secrétariat du Doyen, des vice Doyens et de la Directrice administrative ;
Secrétariat du Conseil de la Faculté (préparation des convocations, duplication et transmission des documents, rédaction et téléchargement sur l'intranet des bulletins de décisions, mise en forme des procès-verbaux de délibérations,
alimentation du tableau des ordres du jour des conseils) ;
Secrétariat des sections CNU (envoi des convocations) ;
Accueil physique et téléphonique ;
Réception et enregistrement du courrier « arrivée » et « départ » ;
Diffusion et circulation des documents papier ou électronique et des dossiers entre les personnels et les services ;
Gestion des plannings des salles de réunion ;
Relations avec les partenaires extérieurs (intervenants professionnels, partenaires internationaux) ;
Organisation des élections au conseil de l'UFR et dans les conseils centraux ;

Missions de communication :
Veille et mise à jour du site Internet de la Faculté (en gestion collaborative) ;
Organisation des manifestations (journée du lycéen, forum des métiers et des formations en droit en appui à l'IMDA,
salon du livre juridique ), cérémonies (pré-rentrées, remises de diplômes, rentrée solennelle ) ;

Missions de ressources humaines :
Gestion des congés et absence des personnels dans ADAEL ;
Interface entre la DRH et les personnels enseignants et administratifs pour leurs dossiers (arrêtés, autorisations de
cumul ) ;
Installation des enseignants et des professeurs invités ;
Gestion de la procédure de recrutement des emplois étudiants ;
Téléchargement des contrats et avenants des vacataires dans OSE (plus de 300 par an) ;

Missions connexes :
Gestion des clés du bâtiment D pour l'UFR de droit ;
Gestion des badges d'accès au campus 1 et aux salles du bâtiment D ;
Gestion des associations étudiantes (coordonnées, informations relatives à l'organisation des événements festifs, aide
au montage de projets ) ;
Mission de référent pour l'UFR : archives, prévention

Le profil du poste est disponible sur le site de l'Université rubrique "travailler à l'université".

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Avoir des capacités relationnelles - Souhaité
• Maîtriser l'expression orale et écrite - Souhaité
• Maîtriser les techniques d¿accueil - Souhaité
• Savoir gérer les priorités - Souhaité
• Savoir rendre compte - Souhaité
• Savoir restituer et transmettre l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1777,12 Euros sur 12 mois