Secrétaire de direction (H/F)

Au sein des services de la Direction Générale, le ou la secrétaire de direction seconde l'Attachée de Direction dans toutes ses missions, contribuant ainsi au bon fonctionnement de la vie institutionnelle en général et de la gouvernance en particulier.
Ainsi vous aurez pour missions :
Secrétariat :
- Traiter le courrier y compris électronique (réception, enregistrement, diffusion, classement ) ;
- Gérer les appels téléphoniques (filtrage, prise de message, orientation ) ;
- Préparer les documents pour la gouvernance (mise en forme, relecture, suivi );
- Traiter les factures du service (enregistrement, pièces ) ;
- Enregistrer et participer au suivi des différentes conventions relevant de la gouvernance

Vie institutionnelle :
- Actualiser les différentes listes et annuaires concernant la gouvernance ;
- Rassembler l'information utile et participer au montage de dossiers selon les directives ;
- Contribuer à toutes les étapes de l'organisation des réunions de gouvernance et autres évènementiels (convocation, dossiers, logistique, comptes rendus ) ;
- Archiver les différents procès-verbaux selon les règles ;
- Aider à l'organisation des déplacements de la gouvernance.

Poste à pourvoir en CDD du 1er août 2023 au 30 avril 2024 dans le cadre d'un remplacement congé maternité

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2094,00 Euros sur 12 mois