Secrétaire de département (H/F)

Pour postuler:

CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, ESPE, Polytech, IUT, ISFA. Elle compte près de 47 860 étudiant-e-s et emploie 4 900 personnels titulaires et contractuels. Le budget de l'université s'élève à 478 millions d'euros dont 315 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé. L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Descriptif du service
Le département Informatique fait partie de la composante IUT de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il se situe sur le Campus de la Doua. Notre mission essentielle est de former des techniciens et techniciennes ainsi que des professionnels supérieurs (Assistant(e)s Ingénieur) capables de gérer des projets de développement informatique et d'assurer le bon fonctionnement des réseaux informatiques.
Au sein de notre département, nous proposons plusieurs parcours académiques, notamment 2 Licences Professionnelles (DEVOPS et ESSIR) et le Bachelor Universitaire de Technologie (BUT) en Informatique.
Notre département accueille environ 400 étudiants par an et se compose actuellement de 2 secrétaires et d'une équipe pédagogique de 30 enseignants permanents et d'une trentaine d'intervenants professionnels.

La personne recrutée aura pour mission de :
- Gérer des bons de commandes et des ordres de missions ;
- Assurer le suivi administratif des étudiants ;
- Assurer la gestion administrative des personnels du département ;
- Assurer la gestion administrative des vacataires ;
- Assurer la qualité des locaux (approvisionnement, signalement de matériels défaillants)


Activités principales de l'agent :

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du département
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Pack Office et systèmes d'information de l'Université

Descriptif du profil recherché
Compétences attendues :
- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Connaissances :
- Environnement et réseaux professionnels notions
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

Savoir être :
- Sens de l'organisation
- Réactivité
- Sens relationnel

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2002,07 Euros sur 12 mois