Secrétaire d'Accueil - H/F (H/F)

La Compagnie de Jésus (Les jésuites) recrute un.e Comptable.
Présents dans les domaines de l éducation, de l enseignement, de la recherche intellectuelle, les jésuites concilient mission d annonce de la foi et engagement pour la justice sociale.

Sous la responsabilité de l'Econome provincial, et en lien étroit avec les équipes, vous participer à promouvoir l'image de notre Association et contribuer à garantir la satisfaction de nos visiteurs, en assurant un accueil de qualité pour la Maison Provinciale de la Compagnie de Jésus :
- Accueil physique et téléphonique : accueillir, informer et orienter les visiteurs et nos partenaires extérieurs, et assurer leur bon traitement de leur demande soit en apportant une réponse immédiate soit en orientant vers le bon interlocuteur ; gérer le standard et les accès au site (gestion des badges )
- Gestion du courrier : réceptionner, trier et enregistrer les différents courriers et les transmettre aux destinataires, gérer les envois DHL ou autres, ainsi que les règlements déposés à l'accueil
- Soutien aux équipes : participer à la gestion administrative de dossiers administratifs (saisie de courriers, enregistrement dossiers, classement...), participer à la gestion des agendas (notamment pour les réservations de salles et de parloirs ) et des salles (réunion, parloirs), être un relai d'information entre les différents intervenants internes et externes.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Techniques de communication orales, écrites et numériques - Souhaité
• Règles et consignes de sécurité - Souhaité
• Système d'information et de communication - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Réaliser des travaux de reprographie - Exigé
• Actualiser les informations mises à la disposition d'un public - Exigé
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives - Souhaité
• Utiliser une installation, une machine - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Identifier, traiter une demande client - Exigé
• Corriger et mettre en forme un document - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Prévenir et résoudre les conflits - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois