Secrétaire comptable

Sous l'autorité du Chef d'Etablissement, la secrétaire comptable assiste la direction en assurant notamment les opérations de gestion administrative et comptable de l'école maternelle, primaire et du collège, selon les règles de comptabilité générale et propre à l'Enseignement Catholique, afin de garantir le bon fonctionnement des établissements et contribuer à la gestion financière.

MISSIONS PRINCIPALES :
Gestion administrative (fonction généraliste de secrétariat et / ou intendance) :
- Assister les Chefs d'établissement dans les aspects administratifs courants de la gestion des établissements :
- Effectuer les déclarations d'accidents :
- Gérer les fournitures :
- Assurer les relations avec le Rectorat :

Secrétariat famille / apprenants :
- Prendre en charge toutes les tâches et activités administratives liées aux familles (dossiers d'inscriptions, éventuellement documents relatifs à la bourse, relations ) ou aux apprenants (dossiers scolaires, pédagogiques et éducatifs ).
- Tenir à jour les dossiers administratifs des élèves et assurer la confidentialité des informations
- Accueillir, renseigner les familles : lors des inscriptions, des demandes de RDV Maintenir les relations positives et professionnelles avec les parents et les tuteurs légaux.

Accueil et renseignement (remplacement, en l'absence de la chargée d'accueil) :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, répondre à leurs demandes d'informations générales, les orienter vers les interlocuteurs appropriés
- Accueillir et prendre en charge les visiteurs et/ou les appels téléphoniques et/ou les mails.
- Traiter en autonomie des problèmes simples, reformuler les demandes et orienter vers l'interlocuteur qualifié pour apporter la réponse.
- Assurer le suivi administratif éventuel des visites (journal des appels, journal des visites ).
- Filtrer les demandes si nécessaire.

Gestion des fournisseurs / Comptabilité fournisseur :
- Etablir et entretenir les relations avec les fournisseurs et les prestataires de service
- Vérifier les factures avant le paiement
- Enregistrer les factures fournisseurs
- Préparer et assurer les règlements des fournisseurs
- Vérifier le grand livre fournisseur
- Gérer les litiges fournisseurs
- Assurer l'archivage des factures fournisseurs
- Autre mission de comptabilité : Carte Bleue des Chefs d'Etablissement (passage des écritures).

Gestion de voyages et sorties :
- Suivre les budgets, les encaissements les échelonnements, les bourses (des élèves).

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Réaliser des opérations comptables - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2000,00 Euros à 2800,00 Euros sur 12 mois