Secrétaire comptable (H/F)

La Ville des HERBIERS est une collectivité dynamique qui compte 285 agents au service de la population. Fort de ses 3 résidences et de sa cuisine centrale, le Centre Communal d'Action Sociale de la Ville compte également 180 agents et recrute dans le cadre d'une disponibilité une secrétaire comptable (H/F) à temps complet.

Vos missions :

Sous l'autorité de la responsable de gestion pour la Résidence Fontaine du Jeu, vous serez en charge de :

Missions liées aux dépenses
- Participer à la mise en place des bons de commande dématérialisé puis enregistrer les bons de commande au format dématérialisé
- Saisir les engagements des bons de commande des gestionnaires de comptes
- Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures ), saisie des factures sur chorus pro
- Classer et archiver les pièces comptables
- Préparer et liquider le mandatement des factures courantes et des factures dans le cadre de marchés publics
- Assurer le suivi et préparer les certificats de paiement des marchés publics
- Préparer les bons de commande pour le responsable de la maintenance
-
Missions liées aux recettes
- Préparer les titres de recettes des organismes de tutelles et divers, suivi du P503
- Mettre en place un suivi des créances semestriel avec les collègues secrétaires
- Peut-être amené à régulariser des situations complexes de dossiers résidents (aide sociale, recettes à régulariser)

Suivi comptable
- Assurer une comptabilité analytique des 3 EHPAD (272 places)
- Elaborer, suivre les tableaux de comptes, de tiers, comparatif et analyser
- Gérer les relations avec les fournisseurs, les gestionnaires de comptes
- Aider la responsable de gestion à la préparation du budget annuel
- Participer aux clôtures d'exercice : contrôle du compte de gestion, élaboration des écritures de fin d'année
- Peut-être amené à renseigner les tableaux de suivi de compte des gestionnaires
- Rédiger des documents de formes et de contenus divers (courriers, courriels, tableaux excel )

Activités et tâches secondaires
- Peut-être amené à intervenir en remplacement de la secrétaire pour l'accueil téléphonique et physique
- Peut-être amené à participer à diverses tâches d'aide au fonctionnement du secrétariat
- Peut-être amené à préparer le mandatement des paies
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriels
- Constituer un binôme comptable sur les opérations courantes

Suivi des stocks
- Mettre en place un suivi des stocks de matériels en partenariat avec l'infirmière coordinatrice
- Mettre en place un suivi des stocks de l'atelier de maintenance
- Mettre en place un suivi des stocks des produits d'entretien
- Mettre en place un suivi des stocks des équipements : vaisselle, matériels d'animation

Lieu d'affection du poste :
- EHPAD LES GENETS EN FLEURS

Profil recherché :
- Titulaire d'un diplôme de comptabilité et de gestion souhaité
- Expérience souhaitée sur un poste similaire,
- Qualités relationnelles, disponibilité et adaptabilité,
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales.

Avantages collectifs :

- Compte-Epargne Temps
- Participation mutuelle employeur
- Abonnement CNAS et FDAS

Conditions de recrutement :

- Poste non permanent à temps complet, à compter du 01/12/2023 (possibilité de temps partiel 75 ou 85%)
- Recrutement statutaire par voie contractuelle de droit public pour un an, avec possible reconduction,
Salaire minimum brut mensuel de 2 100 ? (hors CTI, PFA et CIA).

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Contrôler l'état des stocks - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2100,00 Euros sur 12 mois