Secrétaire - Chargé(e) d'accueil (H/F)

L'association OÏKOS recrute un/e chargé/e d'accueil - secrétaire en CDD (3 mois) pour la Maison de Quartier Gilberte Marin-Moskovitz, à Belfort.

Cadre général de l'emploi :

OÏKOS est une association Loi 1901 créée à l'automne 2016. Depuis le printemps 2017, elle porte 7 centres culturels et sociaux et maisons de quartier belfortains. Actuellement, l'association compte 3 120 adhérents et 45 salariés.

Missions :

- Accueil physique et téléphonique du public
- Orientation du public vers les autres salariés du centre, au besoin
- Connaissance du réseau partenarial local et orientation des usagers vers les partenaires, au besoin
- Gestion du fichier des adhérents du centre sur le logiciel NOE
- Gestion du courrier (enregistrement, tri, distribution et envoi)
- Gestion administrative des instances du centre (conseil de centre et assemblée des adhérents du centre)
- Rédaction des comptes-rendus des réunions d'équipe du centre
- Tenue à jour du planning des salles du centre
- Rédaction des conventions de location et de mise à disposition des salles du centre
- Suivi de stocks, recueil des besoins d'achats de l'ensemble des salariés du centre, gestion des approvisionnements et suivi des commandes
- Préparation des fiches de liaison mensuelles des salariés du centre, sous la supervision de la direction
- Collecte et transmission à l'assistant ressources humaines-paie de l'association des justificatifs nécessaires à la réalisation de la paie et à la gestion des ressources humaines (arrêts maladie, demandes de congés payés validées, justificatifs de transport )
- Affichage des procédures de sécurité actualisées dans les salles
- Suivi des heures d'accueil réalisées dans le cadre de l'Accueil Collectif de Mineurs et transmission à la direction du centre
- Vérification des données relatives à l'Accueil Collectif de Mineurs, puis facturation et gestion des règlements
- Suivi des impayés de l'Accueil Collectif de Mineurs et information trimestrielle de la direction du centre
- Préparation des remises de chèques et des remises d'espèces
- Vérification des factures reçues et préparation des paiements
- Suivi et gestion de la caisse et tenue à jour du journal de caisse
- Participation au suivi financier des projets portés par le centre, avec sa direction
- Classement des pièces comptables
- Transmission bimensuelle des pièces comptables du centre au service comptable de l'association
- Classement et archivage
- Réalisation de photocopies, d'impressions et de scans pour les usagers du centre
- Participation à la préparation et à la mise en ?uvre des événements d'animation globale portés par le centre
- Participation à l'accueil des nouveaux salariés du centre et des stagiaires

Profil recherché :

Qualités professionnelles requises :

- Maîtrise des techniques d'accueil et de communication
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s'adapter aux situations d'urgence
- Capacités rédactionnelles
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à prendre des initiatives
- Discrétion professionnelle
- Capacité d'adaptation et polyvalence

Horaires : 32H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Langues

Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1700,00 Euros sur 12 mois