Secrétaire auprès du secrétaire général (H/F)

Ministère de l'intérieur

Notre établissement recherche un(e) assistant (e) de direction (H/F) :

Le poste :
Assurer l'assistance pour le compte des membres du corps préfectoral (secrétaire générale, secrétaire général adjoint et sous-préfet à la relance) dans l'organisation du travail :
- Assistance à la préparation des réunions
- Gestion des agendas
- Saisie et mise en forme de documents
- Accueil téléphonique et physique
- Assurer la continuité de l'accueil pour l'ensemble des membres du corps préfectoral
- Gestion des commandes de fournitures des membres du corps préfectoral, du pôle juridique, du contrôleur de gestion, de la cellule fraude départementale
- Contribuer à la mise en ?uvres de la démarche Qualipref
- Assurer le suivi des crédits de fonctionnement des résidences.

Contraintes spécifiques : assurer la continuité de service au sein d'un pool entre 9h et 18h.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1800,00 Euros à 2000,00 Euros sur 12 mois