Secrétaire assistant.e (H/F)

. Assurer la gestion de l'agenda (organisation de réunions avec plusieurs interlocuteurs) ;
- Préparer les rendez-vous (documents, dossiers, liste de présence, plans de déplacement) ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation des différents interlocuteurs ;
- Enregistrer les dossiers d'urbanisme sur des logiciels dédiés ;
- Assurer la gestion et le suivi des courriers, courriels et avant-projets ;
- Assurer l'enregistrement, le suivi, le rangement et l'éventuelle reprographie de documents ;
- Assurer la gestion des besoins courants de fournitures ;
- Saisir différents courriers et documents concernant la commission des sites (CDNPS) ;
- Etablir les modèles de courrier et leur mise à jour ;
- Archivage des dossiers du secteur ;
- Secrétariat des réunions de service (convocations, prise de notes, compte-rendu).

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1748,00 Euros sur 12 mois