Secrétaire/assistant H/F (H/F)

MISSION
La (le) secrétaire/assistante assure le secrétariat d'un responsable et exécute des actes administratifs courants.
Son rôle peut être varié en fonction du service auquel elle (il) est rattachée (direction, travaux, département
services...).
Elle (il) doit faire preuve d'une compréhension actualisée en permanence des activités de l'entreprise et savoir
détecter certains dysfonctionnements du service.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Transférer ses savoir-faire techniques et sa connaissance à son environnement,
Connaître les règlementations de base dans le domaine de la gestion,
Gérer et traiter les informations orales (téléphone...), Gérer et traiter les informations écrites (courriers, messagerie électronique, ..) à l'arrivée et au départ,
Préparer la rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions,
Saisir, mettre en forme, éditer des documents (courriers, rapports, publications, supports de présentation).
Organiser la logistique de réunions + compte rendus,
Saisir les factures client - Relancer les impayés,
Saisir et assurer le suivi des commandes fournisseurs de l'envoi de la commande jusqu'à la réception de la
facture,
Mettre à jour les fichiers de données de l'unité ou du service (tableau de bord, suivi budget ...),
Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers d'appels d'offre et autres,
Classer et archiver les documents,
Diffuser des informations internes et externes avec le fonctionnement de l'unité ou du service,
Interface entre l'agence et l'extérieur,
Interface entre l'agence et le service Ressources Humaines (pointage du personnel, congés, formation...),
Assurer une logistique de communication et de coordination pour répondre à une demande,
Appliquer les procédures qualité en vigueur, et utiliser les documents applicables
Participer à toute action de traitement de la non-conformité
Remonter des situations dangereuses, presqu'accidents, accidents. HIERARCHIE ET LIAISON
La(le) secrétaire/assistante est sous la responsabilité du Directeur d'Agence ou d'un Responsable de Service.
COMPETENCES REQUISES (liste non exhaustive)
Connaissances des métiers de l'assistanat et expérience.
Maîtrise des outils bureautiques, SAP.
Amabilité, organisation, sens du contact et esprit de synthèse sont les principales qualités requises.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Horaire de 11,52 Euros à 13,00 Euros sur 12 mois