secrétaire -assistant ( e ) asministratif (H/F)

Ancrée depuis 300 ans sur son territoire, l'université de Bourgogne est un établissement historique, composé de 2800 personnels. Elle accueille 35 000 étudiants répartis sur 6 campus : Dijon, Auxerre, Chalon sur Saône, le Creusot, Mâcon, Nevers.Université pluridisciplinaire, dotée de 400 formations et de 32 laboratoires de recherche, allant de l archéologie à l'Intelligence Artificielle, l'uB ?uvre pour former les citoyens, et professionnels d'aujourd'hui et de demain

Le CMQ-E ITIP, Campus des Métiers et des Qualifications d'Excellence « Industrie Technologique Innovante et Performante », est un accélérateur de l'adaptation de l'offre de formation professionnelle aux besoins des entreprises industrielles de la Région BFC.
MISSIONS
Nous recherchons une personne motivée pour rejoindre une équipe dynamique, et assurer la gestion logistique et administrative.
ACTIVITES PRINCIPALES
Vous aurez en charge la partie secrétariat :
Accueil des visiteurs
Accueil téléphonique
Assistance rédactionnelle
Gestion documentaire matérielle (classement, archivage des dossiers et documents) et immatérielle (gestion et organisation du Cloud de l'équipe)
Gestion de l'inventaire
Planning de l'équipe/Prise de rendez-vous
Logistique des évènements internes/externes : repas, transports, salles et matériel
Ainsi que la partie administrative (tâches variables selon profil) :
Suivi des factures, saisie, rapprochement bancaire
Contrats de travail et gestion paie sur la partie associative
Suivi des congés / temps de travail du personnel
Envoi des éléments et suivi avec le cabinet comptable
Participation à la rédaction des Appels à Projets
Gestion des indicateurs pour le suivi quantitatif des actions

cv et lettre de motivation

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• maitrise des outils informatiques - Exigé
• technique de prise de notes - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 1816,51 Euros sur 12 mois