Secrétaire - Assistant/Assistante du département (H/F)

Généralités
Au sein du SGPR qui assure la gestion patrimoniale du réseau routier national non concédé en Île-de-France, le Département des Techniques de la Route (DTR) réalise :
- des missions techniques d'ingénierie de l'entretien, en particulier dans le domaine de l'aménagement routier, des chaussées, de l'assainissement, des équipements et de la gestion des dépendances vertes.
- des missions de MOA technique, conducteur d'opération et suivi des travaux pour les services de la DiRIF, y compris les aspects exploitation sous chantier
- une assistance technique aux exploitants de la route (AGERs) de la DIRIF
Le poste, rattaché à la direction du département, est en relation avec les 5 unités où la prise en compte de l'environnement est une préoccupation majeure. Vous travaillerez avec des équipes pluri-displinaires dans un contexte de coopération et de relation régulière avec les arrondissements d'exploitation (AGERs).

Missions
Au sein du département, vous aurez principalement pour mission :
- d'assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel (en particulier pour les nouveaux arrivants)
- de fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- de gérer la planification collective des congés, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de service
- de mettre en forme et valoriser des supports écrits (rédaction de courriers, mise à jour des modèles de document...)
- de traiter des dossiers ponctuels et suivre des sujets RH en toute confidentialité
- de prendre en charge les aspects logistiques et des moyens matériels du service (gestion des véhicules de service, fournitures, consommables, signaler les pannes éventuelles et assurer leur suivi...)
- d'établir les ordres de mission, les états de frais et les ordres de service.
- de participer au groupe des référents RH
- d'assurer à distance l'intérim de la secrétaire à Villabé

Liaison hiérarchique
Vous êtes placé(e) sous la responsabilité de la cheffe du département et de son adjoint. Vous êtes au contact des 30 agents du département, notamment au titre de vos missions concernant les ressources humaines et la logistique.
Vous êtes amenée à être en contact avec nos partenaires, nos bénéficiaires (en particulier les AGERs) et les entreprises qui travaillent pour le département (DTR) au titre de l'accueil ou du courrier.
Vous êtes en relation avec les autres secrétaires - assistants/assistantes de la DIRIF et plus particulièrement du Service de la gestion patrimoniale.
A travers votre mission d'assistance administrative, vous serez un soutien au pilotage de projet de réhabilitation dans une multitude de domaines liés à la route, depuis la conception jusqu'à la réalisation, et plus généralement au bon fonctionnement du DTR.

Spécificités
Les missions sont exercées avec une présence physique sur un poste de travail situé à Versailles et avec la possibilité d'une journée de télétravail après 6 mois.
Vous disposez d'un bureau individuel, de moyens de bureautiques adaptés, d'un téléphone fixe et d'un téléphone portable.
Vous pouvez utiliser les véhicules en pool dont vous assurez la gestion.

Exigences
Savoir-être :
- sens de l'organisation
- réactivité, rigueur
- faire preuve de discrétion
- sens des relations humaines

Savoir-faire :
- diffuser une information
- organiser une réunion
- prioriser des tâches, des demandes
- savoir rendre compte
- savoir travailler en équipe

Connaissances :
- utilisation de outils de bureautiques et collaboratifs
- utiliser des applications métier
- technique de secrétariat
- Environnement administratif
Une expérience sur cette famille de métier administratif serait appréciée mais vous pourrez acquérir ces compétences par voie de formation et/ou de compagnonnage.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Logiciels comptables - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
• Organiser le traitement des commandes - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Rédiger et mettre en forme des documents - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1777,12 Euros à 2338,32 Euros sur 12 mois