SECRETAIRE/ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

La Maison d Enfant à Caractère Social de l association DEVENIR ?uvre en protection de l enfance.

La MECS est constituée de trois services, géographiquement proches les uns des autres :
- Le foyer des Marmousets (hébergeant 13 jeunes, filles et garçons de 10 à 18 ans),
- le foyer des Gavroches (hébergeant 13 jeunes, filles et garçons de 10 à 18 ans),
- le service ADOPHE (suivi de 30 enfants de 0 à 17 ans placés au domicile familial).

Le Service de Suite de l'Association DEVENIR situé 6 rue Paul Cézanne - Ilot 6- 93360 Neuilly Plaisance recherche un Secretaire/Assistant administratif (H/F).
Le Service de Suite, est composé du service :
- AIR / AJIR (Accompagnement à l'autonomie à travers des hébergements en appartement diffus pour des jeunes âgés de 16 à 21 ans) et du FAPI/ SAAJ (Accueil de jour pour des jeunes âgés de 16 à 21 ans).
Sous l'autorité du directeur et des chefs de service éducatif du Service de suite, la/le secrétaire est responsable de l'organisation et de la mise en ?uvre du secrétariat éducatif du Service de Service De Suite, réparti selon les domaines d'interventions ci-après.
Elle peut assurer en outre certaines tâches dévolues à l'assistante de direction en son absence.
MISSIONS:
1- ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
- Elle/il est chargée du standard téléphonique : appels, réception des appels, dispatching, prises des messages ;
- Elle/il filtre les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités ;
- Elle/il est chargée de l'accueil des usagers et des partenaires dans les locaux, les oriente et prend les messages ;
- Elle/il peut effectuer une aide ponctuelle auprès des usagers sur des actions administratives ou de bureautique.
2- SECRÉTARIAT ÉDUCATIF ET BUREAUTIQUE
- Elle/il assure la circulation de l'information liée à l'éducatif auprès de l'équipe ;
- Elle/il gère la communication du Service en créant des mailings et relances diverses (invitations, réunions institutionnelles, assemblées générales, conseil de la vie sociale ) ;
- Elle/il organise les opérations les manifestations évènementielles (portes ouvertes, partenariats, fêtes, évènements artistiques )
- Lors de l'absence de l'assistante de Direction, elle poste le courrier du Service de suite tous les jours. Elle se déplace à la Poste pour les colis et les recommandés ;
- Elle/il réceptionne le courrier, et le distribue dans les casiers des salariés.
- Elle/il envoie et réceptionne les documents par fax ou par Internet. Elle/il réalise les travaux d'impression et de brochage des divers documents (rapports d'activités, bilans, rapports d'étude ).
3- GESTION DU TRAVAIL ÉDUCATIF
- Elle/il participe à une partie de la réunion hebdomadaire des cadres du service quand besoin est ;
- Elle/il participe à toutes les réunions d'équipe/point jeunes et en rédige les comptes rendus qu'elle/il adresse aux cadres pour validation ;
- Elle/il assure la frappe et la mise en forme des documents (courriers, notes, rapports ) ;
- Lors de l'absence de l'assistante de Direction et peut être amené à gérer les agendas des trois cadres ;
- Elle/il organise les déplacements des membres de l'équipe en élaborant un tableau hebdomadaire des emprunts de véhicule. Elle/il vérifie la tenue des carnets de bord et en réfère au responsable ;
- Elle/il assure le suivi des véhicules (assurance, litige, réparation, contrôle technique, révision ) ;
- Elle/il actualise et transmet le tableau rectifié des adresses et des jeunes suivis de manière hebdomadaire s'il y a des modifications;
- Elle/il rédige la partie administrative des DIPC/CS lors de l'admission des jeunes.
- Elle/il participe au Conseil de Vie Sociale et en assure la coordination (organisation, ordre du jour, compte-rendu )
- GESTION DES DOSSIERS
- Elle/il assure la gestion des dossiers de demandes d'admission (réception, information, réponse, classement ).

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• expérience souhaité en convention 66 - Souhaité
• expérience souhaité en protection de l'enfance - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2090,00 Euros sur 12 mois