Secrétaire administrative (H/F)

L'adjoint-e en gestion administrative travaille sous l'autorité du directeur de l'IUT Nice-Côte d'Azur, de son-sa délégué-e et de la responsable du Service Relations Entreprises au sein du SRE-FCA composé de cinq chargées de développement, d'une assistante et de la responsable de service.

L'agent-e assure sous l'autorité de sa responsable, les activités suivantes :

réaliser des opérations de gestion courante ;
accueillir, informer et orienter les usager-ères par téléphone, mail et courrier ou en face à face ;
saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...) ;
saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports ), les reproduire et les diffuser ;
classer et archiver les documents et informations ;
suivre certains dossiers et relancer des interlocuteur-rices internes ou externes concerné-es ;
traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service (notamment dans le cadre de la qualité) ;
participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes ;
contrôler les dossiers des alternant-es autorisé-es à s'inscrire ;
saisir des commandes dans l'application dédiée de l'Université et faire le suivi.
Compétences et qualités requises
gérer la confidentialité des informations et des données ;
savoir utiliser les logiciels courants, de navigation et de moteur de recherche ;
savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse ;
enregistrer les messages et rendre compte ;
être organisé-e et rigoureux-se ;
savoir s'adapter à différents environnements numériques ;
savoir travailler en équipe ;

avoir des notions de base des techniques de communication orale et écrite ;
connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
maitriser l'environnement bureautique et la pratique des logiciels de traitement de texte, tableur et base de données ;
connaître les règles de fonctionnement de l'établissement et l'organisation des formations universitaires ;
gérer les techniques et règles de classement et d'archivage ;
avoir des notions de base concernant la formation professionnelle continue et l'alternance.

La liste de ces activités n'est pas exhaustive ; elle peut être modifiée à tout moment en fonction de l'intérêt du service.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon Profil