Secrétaire administratif.ve service scolarité de l'IUT (H/F)

Activités principales :

Assurer le suivi des effectifs
Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants / des interlocuteurs internes et externes
Gérer et suivre les pré-inscriptions et inscriptions
Gérer et suivre les résultats de jury
Gérer et suivre les étudiants boursiers
Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données du service
Répondre aux demandes d'informations des étudiants, des autres services et de l'extérieur
Gérer le courrier et la messagerie
Assurer la diffusion des informations en interne et en externe

Activités associées/complémentaires :

Classer et archiver les documents et informations
Délivrer les documents administratifs (cartes étudiants, certificats de scolarité)
Délivrer et suivre les diplômes

Contraintes :

L'activité s'exerce avec une contrainte calendaire : présence indispensable en juillet et début septembre pour inscriptions administratives en présentiel (accueil public).

Connaissances :

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Notion de base des techniques de communication orale et écrite

Compétences opérationnelles :

Savoir enregistrer les messages et rendre compte
Savoir gérer son activité avec des contraintes calendaires
Savoir travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
Savoir analyser et gérer les demandes d'information
Savoir utiliser les outils informatiques et connaitre les logiciels Word, Excel, APOGEE Savoir prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
Savoir s'adapter aux contraintes calendaires : campagnes de candidature et d'inscription, résultats de jury, délivrance des attestations de réussite et des diplômes
Avoir une bonne maîtrise des outils bureautiques

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Sens relationnel

Environnement professionnel - lieu d'exercice :

L'activité de l'agent s'exerce au sein du site Rostand de l'IUT à Evry.

Horaires : 39H10 Travail en journée

Rémunération Mensuel de 1980,00 Euros à 2300,00 Euros sur 12 mois