Secrétaire administratif.ve à la DTPJJ Auvergne (H/F)

La direction de la Protection Judiciaire de la Jeunesse est la direction de la justice des mineurs. Elle est chargée, dans le cadre de la compétence du ministère de la justice, de l'ensemble des questions intéressant la justice des mineurs, la protection de l'enfance et de la concertation entre les institutions intervenant à ce titre.

Les directions territoriales sont chargées:
1° Du pilotage de la mise en ?uvre des orientations de la protection judiciaire de la jeunesse déclinées au niveau interrégional, en liaison avec chaque politique départementale d'aide sociale à l'enfance ;
2° De la participation à la coordination des acteurs de la justice civile et pénale des mineurs ;
3° De l'organisation de la représentation et de la contribution de la protection judiciaire de la jeunesse aux politiques publiques de niveau infrarégional notamment en matière de protection de l'enfance et de prévention de la délinquance ;
4° Du suivi et du contrôle de l'activité des établissements et services du secteur public et du secteur associatif habilité de la protection judiciaire de la jeunesse, situés dans leur ressort, afin de garantir l'exécution des décisions judiciaires ;
5° Des relations avec les organisations représentatives des personnels, notamment par la mise en place, la programmation et la tenue des organismes consultatifs territoriaux.
Description du poste

Missions du poste :

La SA apporte une expertise sur la tarification SAH et assure la participation au suivi du SAH. Elle travaille dans l'optique d'optimiser le suivi de la tarification et de l'activité du SAH ainsi que le renouvellement des habilitations en lien avec le PPI.
Agent présente au quotidien afin d'assurer ses missions dans des horaires qui s'inscrivent dans le principe de continuité du service public et, notamment, dans le cadre des horaires d'ouvertures du service ; elle centralise différentes informations et rempli les outils de suivi sur ses dossiers.

Activités et tâches du poste :

SAH :

Suivi de la procédure de tarification des établissements (exclusif et conjoint) sur le territoire auvergnat
Liens avec les Conseils Départementaux et les préfectures pour le SAH conjoint
Interface avec le pôle de la DIR concernant le SAH exclusif
Elaboration de tableaux de suivi sur la tarification
Suivi administratif du SAH : courriers, fiches, répertoires établissements
Enregistrement des arrêtés de tarification au recueil des actes administratifs
Gestion administrative de la procédure d'habilitation/ autorisation conjointement avec le PPI
Consultation du casier judiciaire pour les recrutements de personnel SAH, conjoint et exclusif (suivi des demandes de B2 - FIJAIS) dans le cadre du renouvellement des habilitations.
Suivi et analyse de l'activité

Régie:

Régisseur d'avances et recettes
Contrôle des bordereaux de dépenses des sous régies et de leur comptabilité
Suivi des arrêtés modificatifs
Perception des Recettes et reversement
Gestion du Compte Trésor, de la Caisse, du Livre Journal et du carnet de disponibilité
Réalisation de contrôles internes

Budget :

Contrôle et mise en paiement des demandes de subventions en lien avec la DT

Immobilier:

Participation aux réunions du syndicat de copropriété pour la Direction Territoriale
Suivi des déménagements des unités sur un plan organisationnel et financier.

Interlocuteur ressource CHORUS DT sur le territoire :

Aide au déploiement du logiciel Chorus DT sur le territoire y compris par le biais d'information sur site
Contrôle des demandes de mise en paiement des frais de transports des agents

Matériel informatique :

Suivi des transferts des téléphone portables et lignes SFR pour tout le personnel du territoire
Gestion et suivi des ordinateurs portables pour le personnel de la DT et les directeurs de service

Secrétariat :

Assurer le secrétariat du CSA

Bureautique :

Numérisation, archivage des documents sur la base Echange

Missions transversales au Pôle :

Accueil téléphonique de façon ponctuelle orientation vers l'interlocuteur adéquat + Filtrage des communications téléphoniques
Gestion du courrier
Gestion ponctuelle de la boîte structurelle
Gestion de l'accueil d'urgence

Horaires : 38H40 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros sur 12 mois