Secrétaire administratif ref 231006 (H/F)

L'Association d'Hygiène Sociale de Franche-Comté (AHS-FC) fondée en 1918 et reconnue d'utilité publique, est un acteur régional majeur de l'économie sociale et solidaire intervenant notamment dans le domaine du handicap. Elle gère 36 établissements et rassemble 900 salariés.

L'Association d'Hygiène Sociale de Franche-Comté (AHS-FC) fondée en 1918 et reconnue d'utilité publique, est un acteur régional majeur de l'économie sociale et solidaire intervenant notamment dans le domaine du handicap. Elle gère 36 établissements et rassemble plus de 1 000 salariés sur la région.
Pour sa Direction Générale située à Besançon, l'Association recrute un(e):
Secrétaire administratif réf 231006 (H/F)
Placé sous l'autorité de l'attachée de direction, le secrétaire administratif (H/F) travaille à la direction générale au sein d'une équipe de 4 professionnels (1 standardiste, 2 assistantes de direction, 1 attachée). Il/Elle est situé(e) à l'interface d'une part des différents services de la direction générale, et d'autre part des différents établissements et services de l'Association dans leur lien avec la Direction générale.
Il, elle participe au traitement, à l'organisation et à la diffusion de l'information sous toutes ses formes (courrier, messagerie, appels téléphoniques, réseaux sociaux, rapports, dossiers documentaires), ainsi qu'à son archivage et sa traçabilité.
Il, elle assiste l'attachée de direction auprès des membres dirigeants afin d'optimiser la gestion de leur activité (emplois du temps, agendas, déplacements, préparations de réunions ).
Il, elle prend en charge la réalisation directe de missions d'accueil, d'organisation et de suivi de dossiers spécifiques, en veillant au reporting et au suivi des échéances.

Les principales missions :
Production et gestion documentaire
o Elaboration de courriers sur consignes, de bordereaux d'envoi, de courriels
o Suivi et gestion du courrier entrant/sortant
o Constitution de reliures, archivages papier et dématérialisé
Gestion des rendez-vous et des déplacements :
o Prises de rendez-vous et coordination d'agendas des cadres de la direction générale
o Accueil physique et gestion des salles
Communication et renseignement du public et des professionnels :
o Gestion du standard
o Recueil et diffusion d'informations
o Elaboration suivi et mise à jour de bases de données (contacts DG)
o Elaboration de supports de communications
o Organisation d'un événement

Prise en charge et suivi de dossiers administratifs complets
o Déclarations réglementaires, enregistrements, relances, dossiers d'autorisations
o Suivi assurances
o Gestion des contraventions
o Suivi d'opérations de travaux
o Fournitures de bureau .

Le profil :
Titulaire d'un diplôme de niveau BAC+2, vous justifiez d'une expérience de 3 ans minimum sur un poste administratif.
Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (traitement de texte, Excel, Power point ) et des réseaux sociaux.
Reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, vos qualités rédactionnelles et votre discrétion, vous savez vous adapter à un environnement en évolution. Vous faites preuve de réactivité et savez gérer les priorités.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?
Rémunération selon la CCN du 15/03/1966