Secrétaire administratif de direction (H/F)

Ministère de la justice
Direction de l'administration pénitentiaire
Sous-direction des ressources humaines et des relations sociales
Bureau des affaires statutaires et de l'organisation du dialogue social

Ministère de la justice
Direction de l'administration pénitentiaire
Cabinet du directeur / Secrétaire
35 rue de la Gare - 75019 PARIS

Le secrétaire(e) de direction est chargé(e) d'assurer les missions suivantes :

- Accueil téléphonique et physique des personnes, orientation ou traitement de la demande.
- Gestion de l'agenda : rendez-vous internes et externes, organisations des réunions (envoi des convocations, élaboration des dossiers, réservation restaurants, mise en place de visioconférences ).
- Traitement du courrier de la direction « arrivée » : enregistrement - répartition par services sous parapheurs.
- Traitement du courrier de la direction « départ » : bordereaux d'envoi, enregistrement via le logiciel « courrier » et envoi au(x) destinataire(s).
- Travaux dactylographiques divers (rédaction, prise de notes, mise en page des notes, courriers aux particuliers, mise à jour de tableaux, documents internes )
- Gestion des messages électroniques.
- Organisation des déplacements des directeurs et personnels du cabinet (via le logiciel Chorus DT, réservation billets de transports et hôtels, gestion des chauffeurs, constitution des dossiers de déplacement.
- Courriers de soutien aux agents agressés en établissement : contact avec l'établissement, rédaction, enregistrement, envoi aux DISP.
- Classement, archivage.
- Toute autre tâche que les directeurs ou la chefferie de cabinet peuvent estimer nécessaires au bon déroulé du service ou pour répondre à une exigence personnelle.

Régime horaire :
- 37 h 30
- Permanence de direction : 17 h 00 - 19 h 00 et plus si la cellule de crise activée
- Astreintes week-end
- Les agents travaillent en binôme. Les congés et les horaires de travail sont donc planifiés de façon à permettre la continuité du service.

Vos principales compétences à mettre en ?uvre :
- Disponibilité
- Qualités relationnelles, diplomatie (contacts avec l'équipe de direction, les personnels, la hiérarchie, les autorités des autres administrations, intervenants extérieurs)
- Sens de l'organisation et de la méthode/rigueur
- Esprit d'initiative
- Discrétion
- Polyvalence : assurer les missions de ses collègues
- Aptitude à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
- Dynamisme
- Sens du service public
- Maîtrise des outils bureautiques

Horaires : 37H30 Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1880,00 Euros sur 12 mois