Secrétaire administratif / administrative

L'ESAT L'Atelier est un Établissement et Services d'Aide par le Travail dont les missions sont les suivantes :

- Insérer les ouvrier(e)s en situation de handicap mental vers une vie sociale et professionnelle.
- Aménager des conditions de travail adaptées.
- Élaborer ensemble un projet professionnel individuel.
- Favoriser l acquisition de capacités et savoir-faire reconnus et mesurés.
- Aider à l accession au milieu ordinaire du travail quand c est possible.

Nous recherchons un(e) Secrétaire .
Une connaissance des outils informatiques ( Word, Excel) avérée, ses missions s'articuleront autour de ces principaux domaines:

RESSOURCES HUMAINES
- Assure la gestion et le suivi des arrêts maladie des usagers et des salariés (déclaration des attestations de salaires, remboursements, réclamations)
- Enregistre sur le serveur IMAGO les absences des usagers (maladie, congés, rdv médico-social)
- Déclare les accidents du travail sur Net Entreprise (usagers et salariés)
- Constitue les dossiers d'embauche des usagers et des salariés
- Tient à jour le tableau des droits à congés des usagers
- Création des plannings des congés des usagers (noël et été)
- Recherche d'informations via une plateforme technique sur les droits au travail des salariés

SECRÉTARIAT / ADMINISTRATIF
- Assure le secrétariat du directeur, des documents administratifs et leur classement.
- Assure le classement des dossiers du directeur.
- Fait les convocations aux réunions et rédige les comptes rendus.
- Déclaration et suivi des sinistres auprès des assurances
- Assure l'accueil et le standard lorsque cela est nécessaire
- Établit les notes de services de l'établissement et les distribue au personnel
- Affranchissement du courrier quotidien du personnel des bureaux
- Envoie mensuel des paies aux curateurs/tuteurs des usagers
- Prise de rendez-vous avec la médecine du travail (usagers et salariés), distribution des convocations et mise à jour du tableau de suivi

REUNION.
- Participe à la réunion des projets professionnels des usagers.
- Participe aux réunions de direction de l'ESAT.

Horaires : 36H25 Travail en journée

Compétences

• Droit du travail - Souhaité
• Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Saisir des documents juridiques - Souhaité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1900,00 Euros à 2100,00 Euros sur 12 mois