Secrétaire administratif / administrative

Rejoignez une association forte d'une centaine de sociétaires, artistes professionnels, peintres, sculpteurs et artisans des métiers d'art, créatrice et organisatrice d'événements annuels en Vaucluse, salons d'art de peinture et sculpture, et manifestations d'art et d'artisanat d'art.
Elle enregistre depuis sa création, plus de 15000 participations d'artistes et d'artisans d'art, à ses évènements.

LES ARTS Ô SOLEIL est une association loi 1901, créée en 2002. Elle produit et organise des événements pour faire découvrir de manière originale et percutante l'art actuel.
Son but est de permettre aux artistes de sortir de leurs ateliers et du cercle des galeries, en créant face au public et en exposant dans des lieux très différents, comme les places de nos villes, les centres culturels, et les bâtiments de notre patrimoine national.

Ses partenaires sont les institutions locales et régionales, les organisations professionnelles, et le monde artistique.
Elle est reconnue pour la qualité de ses adhérents et le professionnalisme de ses événements.

Elle recherche un-e secrétaire administrati-f-ve qui aura pour mission d'accompagner l'équipe dirigeante dans ses activités.
Il-elle pourra exercer ses travaux à son domicile en télétravail, sinon le lieu de travail sera le siège du secrétariat à Pernes les Fontaines.
Le poste est à pouvoir en janvier 2024. (une prise de poste peut être avancée à début décembre pour des besoins de formation)


Il-elle assurera les missions suivantes :
- Informer les adhérents de la tenue des réunions
- Planifier les déroulements des réunions
- Prendre les notes nécessaires en réunion et faire un compte rendu des débats
- Tenir le fichier des adhérents à jour
- Archiver les documents de la vie de l'association
- Concevoir, rédiger et mettre en place des campagnes d'e-mailing efficaces
- Recevoir, répondre ou transférer les e-mails
- Envoyer les dossiers de manifestations aux adhérents et aux non-adhérents
- Recevoir les candidatures, contrôler et classer les dossiers d'inscriptions
- Préparer les plans d'installation des évènements et les tableaux des participants
- Gérer la communication sur les réseaux sociaux
- Créer et mettre à jour différents documents (Présentations, Revues de presse, Dossier de presse )
Les qualités indispensables

- Orthographe irréprochable
- Curiosité et goût pour l'Art
- Goût du contact
- Capacité d'adaptation et bonne expression orale
- Capacité rédactionnelle et sens de communication
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Autonomie

Les compétences techniques requises indispensables

- Wordpress
- Suite Office (Excel, Word, PowerPoint)
Suite Adobe
Formation Souhaitée :
- Bac général indispensable
Expérience souhaitée :
- Expérience minimale d'un an dans le domaine du secrétariat d'entreprise ou d'association, et ou de la communication.

Horaires : 12H Possibilité de télétravail

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Règles d'affranchissement du courrier - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Modalités d'accueil - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Curiosité et goût pour l'Art - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 600,00 Euros à 874,00 Euros sur 12 mois