Secrétaire administratif / administrative

Au sein de l'établissement AGRICAMPUS, votre mission : Assurer le suivi administratif, logistique et pédagogique des candidats et des stagiaires.

A ce titre vous aurez en charge les activités ci-dessous :

Gestion administrative et logistique des formations :

Assurer la gestion administrative et logistique en lien avec la gestion des formations confiées.
Assurer des activités de secrétariat standard : accueil physique et téléphonique des stagiaires, des formateurs, gestion des communications par courriel, diffusion d'informations, archivages.
Gérer les demandes logistiques auprès des services concernés : matériel pédagogique si besoin. Exemple : sécateurs.

Gestion administrative des stagiaires :

Gestion Jury : Élaboration fiche navette et aide à la constitution de dossiers Saisie des candidats sur les logiciels et convocation à l'information collective.
Saisie du tableau des candidats avec les tests et entretien afin de préparer la CAF.
Envoi des documents nécessaires à l'entrée en formation. Réception des dossiers d'inscriptions des candidats.
Une fois la CAF passée : enregistrement des nouveaux stagiaires dans DIGIFORMA.
Montage des dossiers de financement particulier (CPF, CPF de transition, autofinancement, financeur
entreprise) en collaboration avec le coordinateur/trice.
Préparation des documents pour l'ouverture d'une formation : les livrets d'accueil des stagiaires
Traitement des dossiers des stagiaires.
Établissement des feuilles d'émargements hebdomadaires. Gestion des conventions de stages entreprise et leur suivi.
Gestion et déclaration hebdomadaire/mensuel des présences et absences (KAIROS, OPCO, DOCAPOST,
DEFI ).

Déclaration d'accident du travail des stagiaires. Inscription des stagiaires au diplôme si besoin.
Traitement des dossiers à clôturer en fin de formation et archivage. Enregistrement des résultats aux examens (INDEXA2 UC)
Gestion des diplômes et attestations
Bilan à 3 mois et à 6 mois (SAFRAN, KAIROS).
Bilan annuel (DRAAF PACA Certiphyto)

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros à 13,00 Euros