Secrétaire administratif / administrative

Accueil physique et téléphonique des personnes, renseignements et redirection des appels vers les services ou personnes concernées

Assurer la création, la complétude et la gestion administrative des dossiers individuels du public accueilli
Planifier et gérer les différents rendez-vous du public accueilli avec les partenaires extérieurs
Assister le chef de service dans le suivi et la gestion comptable de l'établissement
Recevoir, filtrer, répondre et réorienter les courriers électroniques
Trier, distribuer, affranchir et enregistrer le courrier
Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et passer les commandes
Rédaction de documents, de courriers, de notes et de comptes rendus
Rédaction, relecture, correction, mise en page de divers dossiers et projets
Planification et organisation de réunions internes ou partenariales : convocation, rappel, réservation de salle
Actualiser des données de suivi d'activité de la structure : tableaux de bord, tableaux de résultats

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1816,00 Euros sur 12 mois