Secrétaire administratif / administrative (H/F)

Sous l'impulsion du responsable d'agence, et de la responsable administrative vos missions seront liées à la vie de l'agence et à la conduite des procédures administratives de la structure:

Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres, )
Participation aux offres d'ingénierie : préparation des candidatures et des offres
Gestion administratives des documents et des courriers
Dépouillement, enregistrement, diffusion
Préparation et envoi de la correspondance générale
Préparation des documents administratifs de suivi de chantier : O.S, P.V, compte rendu, avenant
Gestion des documents de chantier (techniques et administratifs) sur les logiciels spécifiques
Classer et archiver les documents et courriers
Transmission des informations et documents au responsable d'affaire ou projet ou travaux
Tenue des tableaux de bord de pilotage de la structure,
Profil (fiche métier)

Vous êtes un candidat qui justifie d'une première expérience dans le monde du BTP, de l'architecture ou de l'ingénierie, si possible, au cours de laquelle vous aurez acquis des connaissances de base du code des marchés publics ainsi qu'une certaine maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, ..).

Vous possédez également des connaissance des différents intervenants à l'acte de construire.

Et si vous êtes motivé(e), organisé(e), que vous possédez de bonnes qualités relationnelles (internes et externes : Maîtres d'ouvrage, Administrations, Particuliers, ) et une parfaite maîtrise de la langue française tant à l'écrit qu'à l'oral, venez rejoindre l'équipe administrative de l'agence de Lyon composée de 5 collaborateurs.
Prévoir un moyen de locomotion car zone mal desservie par les TCL.

Horaires : 36H40 Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25000,00 Euros à 30000,00 Euros sur 12 mois