Secrétaire administratif / administrative et comptable (H/F)

L'Association Aide et Protection de l'Enfance et de la Jeunesse (A.A.P.E.J.) Groupe SOS :
Fondée en 1936 à la Réunion, l'A.A.P.E.J. assure la prise en charge d'enfants, d'adolescents, de jeunes majeurs et de tout public en situation sociale difficile, en vue de leur insertion, et ce, avec l'aide des pouvoirs publics.
Afin de répondre au mieux à ses objectifs, l'association gère des structures avec ses 263 salariés parmi lesquelles figurent plusieurs établissements

Garant de la mise en page, des corrections, de la charte informatique de tous les documents sortants (Word, Excel, PowerPoint, etc )
Gestion du standard téléphonique et Gestion physique de l'accueil de tout public,
Gestion du planning et de la prise de rendez-vous de la directrice
Enregistrement, et traitement quotidien du courrier (arrivé et départ), et traitement quotidien des courriels et des transmissions diverses de correspondances en lien avec la Direction soit par téléphone, soit par texto ou soit par mail.
Archivage et Documentation
Est responsable de la mise à jour des tableaux d'affichages
Saisie et traitement informatique (Notes de service, Notes d'Information, courriers)
Gestion des commandes et du stock des fournitures de bureau
Gestion des dossiers individuels du personnel et de sa numérisation
Assure le suivi administratif : des arrêts maladies (CRP, NET ENTREPRISE), des accidents de travail, des absences, des congés, des retards, des visites à la médecine du travail, et de la formation (tableaux Excel).
Etat préparatif de paye (en lien avec le siège) et Gestion du suivi et du versement ASP (CDDI/PEC), et des remises des salaires en espèces des CDDI
Suivi et paiement des factures fournisseurs, facturation mensuelle du SPIP
Gestion de la caisse, règlement des factures et transmissions des diverses matrices au service comptabilité, suivi de la clôture des comptes, suivi des fiches navettes comptables
Suivi et remplissage de toutes les enquêtes : ENC AHI, DJSCS, pôle emploi, DREES, etc
Suivi des dossiers assurance MAIF ((abonnement, résiliation, déclaration vol, dégâts dans les appartements, paiement des cotisations, relance, gestion des rendez-vous avec les experts, etc )
Assure l'inventaire en collaboration avec les services techniques
Gestion des mails du SIAO sur les orientations pour la structure, transmission au cadre et aux équipes

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Normes rédactionnelles - Exigé
• Règles d'affranchissement du courrier - Exigé
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Exigé
• Réaliser des opérations comptables - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération selon ccn51 et expérience