Secrétaire administratif / administrative en service de gestion (H/F)

Contexte de l'établissement (EPLE)

Le/a secrétaire d'intendance exerce sa mission au sein du service de gestion de la cité scolaire de Lectoure, sous la responsabilité de l'adjoint gestionnaire.

Environnement de travail
- Bureautique
- Comptabilité
- Standard téléphonique
- Permanences durant les vacances d'été
- Base 35h hebdomadaire (annualisés)
- Pas de télétravail possible

Poste très polyvalent :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, parents, personnels, fournisseurs)
- Participation au bon déroulement des opérations comptables quotidiennes
- Tenue de stocks, approvisionnement, marchés, commandes, constatation du service fait, liquidation des factures.
- Correspondance avec la collectivité territoriale de rattachement (Région Occitanie) ; ce travail est fait en collaboration avec l'adjoint gestionnaire, responsable du service
- Classement des documents comptables
- Participation à la tenue de la caisse, aux encaissements comptables et à la gestion des dépenses avant ordonnancement
- Suivi administratif de la restauration scolaire

Compétences nécessaires :
- Maîtriser les techniques bureautiques et les logiciels de gestion
- Maîtriser l'expression écrite et orale et les techniques de communication
- Maîtriser les techniques de classement et les notions d'archivage

Savoir (connaissances, réglementation) :
- Connaître le fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système éducatif
- Culture internet

Savoir être (travail en équipe, disponibilité, médiation) :
- Discret(e), courtois(e), efficace, disponible
- Travaille en équipe
- Assume son niveau de responsabilité
- Assume son rôle éducatif

Savoir-faire (organisation, communication, analyse rédaction) :
- Aptitude à accueillir des usagers
- Organise le secrétariat, rédige et met en forme les documents, enregistre et classe les documents
- Utilise les outils bureautiques
- Anticipe, planifie, hiérarchise les urgences et respecte les délais
- Sait gérer les aléas
- Communique et retransmet avec précision et clarté

Horaires : 35H Horaires annualisables

Formations

Bac ou équivalent - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
• Organiser le traitement des commandes - Souhaité
• Réaliser des opérations comptables - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1750,00 Euros à 1820,00 Euros sur 12 mois