Secrétaire accueil contrat aidé (H/F)

Contrat de type Parcours Emploi Compétences PEC.

Fonction :

La fonction de Secrétaire Accueil H/F comporte trois axes principaux dans le respect de la démarche d'amélioration continue :

1. Accueil-standard,
2. Secrétariat,
3. Participation à la vie de l'établissement.

1. Accueil-standard :
Pour garantir la bonne image de marque de l'établissement, la Secrétaire Accueil :

- Accueille les résidents, les familles et les visiteurs avec courtoisie,
- Répond aux demandes de renseignements avec clarté et précision et, si nécessaire, les dirige vers la personne compétente,
- Assure la surveillance des entrées et sorties de l'établissement dans le respect des consignes de sécurité (vidéosurveillance et portail électrique).
- Répond au standard avec efficacité et amabilité :
*en répondant rapidement aux appels et en soignant son élocution,
*en transmettant les appels avec discernement selon les besoins exprimés par l'interlocuteur.
- Assure le bon fonctionnement du standard (codification des nouveaux numéros, édition des listings de taxes en fin de mois ou à chaque changement de chambre.

2. Secrétariat
- Il/Elle assure la frappe du courrier sur traitement de texte ou tableur et le classe,
- Adresse les factures clients et assure la réception des paiements,
- Aide la Secrétaire Administrative lors des pointages et vérifications,
- Effectue certaines tâches dévolues à la Secrétaire Administrative, selon les besoins du service, en fonction des instructions du Responsable Pôle Hébergement,
- Gère les stocks de pré-imprimés, de fournitures de bureau et timbres postaux,
- Réceptionne et trie le courrier.

3. Participation à la vie de l'établissement

En concertation avec le Responsable Pôle Hébergement, vous pouvez être amené à participer :

- Au suivi des règlements-coiffeur,
- A la tenue et la décoration de la boutique,
- A la réalisation des programmes d'animation et des affiches et des menus,
- A l'animation.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

La faculté d'adaptation, nécessaire à l'exercice de la fonction de Secrétaire Accueil H/F, se complète des aptitudes et compétences, ci-après :

- Amabilité, sens de l'accueil,
- Capacité d'adaptation,
- Discrétion.

Vérifier votre éligibilité auprès de votre conseiller ou référent parcours insertion.
Prise de poste dès que possible

Horaires : 26H Travail en journée

Formations

CAP, BEP et équivalents - Souhait?

Compétences

• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Horaire de 11,52 Euros sur 12 mois