Responsable pôle facturation / gestion des fichiers familles - En (H/F)

Saint-Denis, 3ème commune d'Ile-de-France avec plus de 110 000 habitants, bénéficie quotidiennement de l'engagement, de l'expertise et du sens d'intérêt général de ses 3 000 agents. Elle recrute annuellement plus de 200 nouveaux collaborateurs et collaboratrices dont les missions visent à faire de Saint-Denis une ville durable, attractive, apaisée, émancipatrice, et solidaire, en un mot : équilibrée.

Contexte
Au sein du département Education Jeunesse, la direction Enfance Loisirs assure le déploiement du projet éducatif municipal et pilote l'organisation des activités périscolaires et extrascolaires, en lien étroit avec les différents acteurs de la communauté éducative locale.

Elle regroupe les activités de 3 services opérationnels : les accueils de loisirs et périscolaires (38 accueils de loisirs), les séjours de vacances et de découvertes (6 lieux d'hébergement) et les ludothèques (4 équipements). En charge des inscriptions scolaires et périscolaires, elle gère le guichet unique qui accueille les 9 000 familles de la Ville. La direction regroupe 360 agents permanents et plus de 800 agents contractuels pour organiser et animer l'ensemble des activités proposées. Dans le cadre d'une organisation déconcentrée des fonctions ressources, elle pilote donc un budget en fonctionnement de 21 millions d'? et assure la perception de plus de 7 millions de recettes.



Le responsable du pôle facturation fichiers familles est placé sous l'autorité du directeur adjoint ressources et travaille en transversalité avec les différents chefs de service. Il est garant du bon fonctionnement de ce pôle.

Missions / Activités

Garantir le bon fonctionnement du Pôle

- Organiser les modalités de mise à jour du fichier scolaire, de facturation des familles et de traitement des réclamations
Formaliser et ajuster les procédures de travail
l
- Répartir les missions et réguler les activités

- Organiser et affecter les ressources en fonction des besoins et des échéances de chaque mission

- Mettre en place et coordonner des outils de suivi

-Assurer une partie des activités de l'équipe en cas de besoin


Coordonner la mise à jour du fichier scolaire

- Formaliser les circuits d'échange d'information avec l'éducation nationale

- Assurer un lien régulier avec la direction de la vie scolaire pour garantir la cohérence des relations Ville éducation nationale

- Mettre en place les procédures de contrôle et de correction des informations du fichier scolaire


Sécuriser la facturation

- Mettre en place des procédures de contrôle de la facturation dans son contenu et délais

- Communiquer sur les règles de pointage auprès des responsables d'activités et compléter les indicateurs nécessaires aux contrôle
de gestion

- Etre l'interlocuteur privilégié de la Trésorerie municipale sur les questions de facturation et de réclamations
Générer la facturation aux familles


Coordonner le traitement des réclamations et dérogations

- Assurer le respect des procédures de traitement des réclamations et en garantir l'équité

- Assurer l'information des agents d'accueil sur le traitement des dossiers

- Garantir des réponses systématiques aux usagers


Organiser les circuits d'information avec l'Accueil familles

- Garantir le respect d'un calendrier de travail partagé
- Participer régulièrement aux réunions de l'équipe d'accueil
- Elaborer et faire évoluer les outils d'information partagée sur le traitement des situations particulières
- Mobiliser, en lien avec le responsable du pôle accueil des familles, l'équipe d'accueil sur du travail de backoffice en lien avec les besoins du pôle facturation fichiers familles

Profil recherché

Connaissances de base du cadre et de la gestion des ressources humaines ; des dispositifs et missions des directions municipales pour orienter les familles ; de l'environnement institutionnel des politiques éducatives ; des procédures et des modalités d'inscriptions pour les différents secteurs d'activité ; du fonctionnement de la collectivité et des procédures de travail de la direction et de la collectivité ; des engagements qualiville : suivi des indicateurs, enquêtes de satisfaction des usagers, audit interne

Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel concerto, du système d'information financier de la Ville

BAC / BTS

Horaires : 38H Travail en journée

Compétences

• Code des marchés publics - Souhaité
• Législation sociale - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité

Rémunération Annuel de 33000,00 Euros à 35000,00 Euros sur 12 mois