Responsable gestion et services (H/F)

L'Afpa est l opérateur de référence de la formation professionnelle, au service des Régions,de l État, des branches et des entreprises. L'AFPA forme à plus de 300 métiers dans le BTP, l'industrie, le tertiaire administratif et les services. L'AFPA accueille à la fois des demandeurs d emploi à la recherche d une reconversion professionnelle et des salariés en quête de perfectionnement dans leur métier, mais aussi des actifs en situation particulière

Le Responsable Gestion & Services gère le fonctionnement général du centre pour que les services et prestations soient réalisées de manière efficiente et efficace.

A ce titre, il assure :
La fiabilisation et le suivi de la production
Le suivi de la sécurité dans le centre:

Conduit, en lien avec le responsable de formation, l'analyse des risques professionnels, élabore et actualise le Document Unique (DU) et Programme Annuel de Prévention de l'Etablissement (PAPE), propose des actions et en suit la mise en ?uvre,

Transcrit le volet RPS dans le DU, en lien avec le directeur de centre et le DRH,

Est désigné « salarié compétent », pilote les contrôles réglementaires, s'assure des obligations légales,

Alerte le Directeur de Centre sur les risques et les besoins d amélioration.

L'appui au directeur sur la gestion du centre:

Participe au suivi budgétaire, en lien avec la Direction Finances, Gestion & Services régionale,

Est l'interlocuteur la Direction Finances, Gestion & Services régionale sur les champs suivants (arrêtés mensuels et annuels, processus achats/approvisionnement : suivi des commandes annuelles, assistance à la saisie des réceptions dans SIHA, traitement des factures non rapprochées ) en interface avec les responsables de formation et d'accompagnement des parcours,

Assure le suivi et la qualité de la comptabilité analytique du centre,

Assure la gestion au quotidien des caisses locales, en lien avec les Centres de Services Partagés (CSP) comptable.

L' organisation de l'ensemble des prestations et services liés aux conditions de vie et de suivi des bénéficiaires:

Organise et assure la gestion administrative des bénéficiaires de services et des stagiaires (prélèvements stagiaires ),

Organise et pilote la restauration et l'hébergement (y compris la gestion des prélèvements stagiaires).

La gestion des moyens nécessaires à la mise en ?uvre des actions dans le centre:

Déploie en local les contrats nationaux et régionaux, contribue à leur évaluation,

Est garant de la bonne conformité et qualité du processus achat,

Appuie le directeur de centre pour l'élaboration des plans d'approvisionnements par les logisticiens - approvisionneurs,

Apporte un appui dans la gestion immobilière, mobilière et informatique du site (installations d'équipement, transfert de plateaux, gestion et recherche de locaux ),

Participe à la définition des besoins d'investissements et en coordonne la mise en ?uvre,

Gère la maintenance et l'entretien.

Le Responsable Gestion & Services contribue à l'amélioration continue en s'assurant de la maîtrise des processus et procédures sous sa responsabilité, par l'ensemble des acteurs.

Il est le responsable hiérarchique des équipes administratives (notamment les assistantes de formation), de restauration et d'hébergement, d'entretien et d'intendance.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité
• Présenter un budget - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 3186,45 Euros sur 13 mois