Responsable du service scolarité - UFR de droit (H/F)

Créée en 1991, l'UVSQ est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au c?ur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay.

Le/la responsable de la scolarité travaille en étroite collaboration avec la Responsable administrative et le Doyen de l'UFR.
Il/elle a pour mission le pilotage et le contrôle des 4 pôles de la scolarité, licence, masters, cellule transversale et IEJ.

Mission 1 : Pilotage et coordination du service scolarité
Management :
Encadrement des équipes -10 personnes réparties en 4 pôles - évaluations annuelles - rédaction des comptes rendus et process jusqu'à son terme (signatures puis transmission DRH)
Mise en place d'un calendrier mensuel de travail pour les équipes de licences et masters
Veiller à la formation professionnelle des agents sous sa direction
Faire de la veille règlementaire et faire appliquer la règlementation tout en l'explicitant- MC2C notamment.
Gestion des dossiers étudiants sensibles
Proposer et mettre en ?uvre des procédures internes : organiser les inscriptions pédagogiques, Suivi des enquêtes rectorat et ministère, les examens y compris pour l'institut des études judiciaires (300 étudiants), suivi du plan de continuité des activités

Coordination des parcours, licences, masters, DU en formation initiale :
Préparation des MC2C avec le Vice Doyen en charge de la formation UVSQ et SACLAY - Gestion de l'outil GEdform
Préparation de la rentrée et réflexion sur le calendrier universitaire en vue des votes au Conseil et à la CFVU,
Participation au groupe de travail licences
Conseil auprès des enseignants chercheurs et accompagnement
Suivi des diplômes Paris Saclay et relais auprès des enseignants et des personnels.
Coordination avec les interlocuteurs de Sceaux et Evry, réunions avec les scolarités.
Coordination avec l'IEP
Gestion des dossiers de césures

Communication interne :
Assurer l'interface avec les enseignants.
Participation et concours aux Journées portes ouvertes : conseil aux étudiants
Participation à la rentrée solennelle, participation à la pré rentrée

Mission 2 : Fonctions support
Référent E campus : contact principal avec la DSI, lien avec la maintenance soutien aux équipes et aux EC
Suivi des inscriptions PARCOURSUP / E candidat

Mission 3 : Gestion de formations
Gestion du diplôme universitaire Collège de droit si celui-ci ne peut être repris par un membre de l'équipe (inscription des heures dans le planning, gestion des examens, gestion des notes et édition des relevés, orientation des vacataires, information des étudiants)
Suppléance des gestionnaires en cas d'absence d'un membre de l'équipe et organisation du remplacement

Compétences attendues

Connaissances, savoirs :
Connaissance générale du fonctionnement d'une université et d'une faculté
Connaissance approfondie du domaine de la scolarité tant au niveau légal qu'administratif
Notions de base de droit

Savoir-faire :
Parfaite maîtrise du logiciel APOGEE (exigée),
Parfaite maîtrise des logiciels E CAMPUS , CELCAT,
Règlementation et procédures du domaine de la scolarité, appliquer et faire appliquer les textes et le règlement intérieur.
Animation et coordination d'équipe, management - notions de base des techniques de management.
Appréhender les techniques de communication
Maîtrise du lecteur optique+

Savoir être :
Rigueur
Discrétion
Très bonnes qualités relationnelles
Disponibilité
Ecoute active

Affectation administrative : Université de Versailles Saint- Quentin en Yvelines / Faculté de Droit et Science politique
Géographique : 78280 Guyancourt

Conditions de travail :
Temps de travail de 37,5 heures hebdomadaires pour un temps complet
Possibilité d'aménagement du temps de travail sur 4 jours et demi pour un temps complet
50 jours de congés annuels pour un temps complet
Télétravail possible
Formation à la prise de poste et formations de perfectionnement possibles
Action sociale - Activités sportives et culturelles
Dans le cadre de sa politique diversité, les postes de l'UVSQ sont accessibles aux personnes en situation de handicap

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Assurer le suivi de la formation et le tracer dans les outils de suivi pédagogique à disposition - Souhaité
• Diriger et gérer un ensemble, une structure, une organisation - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Organiser le travail d'une équipe - Souhaité
• Animer, coordonner une équipe - Souhaité
• Structurer, synthétiser des informations - Souhaité
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
• Travailler en réseau - Souhaité
• Piloter une activité - Souhaité
• APOGEE - Exigé
• Enseignement supérieur - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 26200,00 Euros sur 12 mois