Responsable du service Population (H/F)

Missions :
Piloter, encadrer, coordonner l'ensemble des agents et activités des secteurs : accueil général, état civil, cimetière, titre d'identité, élection, recensement, courrier et affranchissement, agence postale communale
Impulser et participer à une démarche d'amélioration continue de la qualité d'accueil des publics.

Activités

Management de l'équipe et gestion administrative du service :
- Animer et superviser l'activité des collaborateurs (gestion des plannings, organisation de la charge de travail, conseil et appui)
- Participer au recrutement, l'intégration, la formation et l'évaluation des agents
- Elaborer et rédiger les bilans d'activité du service
- Elaborer et suivre le budget du service (commandes, validation des factures...)
- Elaborer et mettre en ?uvre le projet de service reposant sur le développement de la polyvalence et de la formation des agents
- Développer les outils de suivi d'activités (tableaux de bord, statistiques),
- Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans l'application des nouvelles réglementations, mettre à jour les supports de communication du secteur

Pilotage et coordination des missions liées à l'état civil, les élections, le recensement et le funéraire
- Etre le garant de la sécurité juridique des actes établis et proposer des fiches techniques et de procédure pour l'activité du service
- Assurer une veille réglementaire et garantir le respect des procédures
- Gérer la Régie funéraire
- Effectuer et suivre le marché de reprises des concessions dans le cimetière communal
- Organiser les opérations électorales et le suivi des listes, ainsi que l'organisation des commissions
- Coordonner le recensement de la population au sein de la collectivité
- Garantir le bon fonctionnement de l'agence postale communale

Superviser le service d'accueil du public et veiller à la qualité du service rendu à la population
- Adapter et organiser le service d'accueil dans un objectif de qualité et de gestion des flux
- Impulser et participer à la démarche d'amélioration continue de la qualité d'accueil du public
- Développer l'e-administration tout en maintenant une relation d'information et d'accessibilité à tous les citoyens
- Travailler en transversalité avec l'ensemble des services pour diffuser des informations fiables et de qualité à destination des habitants
- Assurer le remplacement des agents du service usagers en cas de besoin et intervenir en cas de situations conflictuelles avec un usager

Conditions d'exercice
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Temps de travail : 100%
Horaires : 38h00 hebdomadaires
Particularités (contraintes/difficultés ou autres ) : disponibilité en soirées pour d'éventuelles réunions et les week-ends en période électorale

Prise de poste souhaitée à partir de septembre 2023.

Horaires : 38H Travail en journée

Compétences

• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Mensuel de 2600 Euros à 2800 Euros sur 12 mois