Responsable du service de scolarité 1er cycle des études de santé (H/F)

Pour postuler:

CV + LETTRE DE MOTIVATION + REFERENCE DE L'OFFRE à envoyer par mail à :
candidature.emploi@univ-lyon1.fr

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS ETUDIEES

La Faculté de Médecine Lyon Est est située au Centre de Lyon sur le Campus Universitaire de Rockefeller à proximité des Hospices Civils de Lyon, 2ème CHU (Centre Hospitalier Universitaire) de France. Elle a tout récemment créé une année de PASS sur le Campus de Bourg-en-Bresse.

La Faculté de Médecine de Lyon Est est l'une des plus dynamiques de France. Elle forme et accompagne en proximité, les étudiants de la première année à la fin de l'Internat.
Elle forme également, via le service Interdisciplinaire en Santé, les étudiants à la Recherche au travers d'Unités d'enseignement du Parcours Initiation à la Recherche Biomédicale.
Au sein de la Faculté de Médecine Lyon Est, équipes pédagogiques et administratives travaillent de concert pour offrir des formations de grande qualité à leurs étudiant.e.s.

Description du poste

Au sein d'une équipe pédagogique et administrative dynamique, et en lien avec la Directrice Administrative de la Faculté, le/la responsable de service de scolarité du 1er cycle encadre et coordonne les activités du service, veille au respect de la réglementation et des procédures en vigueur, à leurs évolutions et leurs mises en ?uvre ainsi qu'à la qualité de l'accueil des usagers du service. Sur la dimension administrative, il pilote à distance et en lien avec le responsable pédagogique, le PASS de Bourg-en-Bresse en sus de celui de Lyon.


Activités principales de l'agent :

"Piloter le service de scolarité du 1er cycle :
Management d'équipe (6 agent.es de catégorie C)
Organiser, piloter et réguler l'activité ,
Coordination des emplois du temps et des réservations de salles dans ADE en lien avec les gestionnaires de scolarité, responsables pédagogiques et service de gestion des locaux.
Instruction de dossiers spécifiques eu égard à la règlementation en cours (recours d'étudiants notamment)
Travail en étroite collaboration avec la Responsable du Pôle Examens de la composante,
Participation aux commissions pédagogiques, jurys
Mise en place d'une stratégie de communication pertinente à destination des étudiants du 1er cycle (site de Lyon Est et site de Bourg-en-Bresse)
Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information"
Mise en place de toute la logistique nécessaire au bon déroulement des cours du 1er cycle

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : Logiciels spécifiques à la scolarité (APOGEE, ADE, ecandidat, Etudes en France etc ) Pack office (Word,Excel) Outlook
Conditions particulières d'exercice : Pics d'activité / Peut-être amené.e à assurer la surveillance d'examens/déplacements ponctuels sur le site de Bourg-en-Bresse


Descriptif du profil recherché

Compétences attendues :
Solides compétences managériales
Maitriser les logiques de gestion de scolarité
Savoir organiser et piloter un service administratif
Savoir communiquer à l'oral comme à l'écrit
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Savoir alerter et proposer des solutions opérationnelles et règlementaires
Savoir travailler en équipe

Connaissances :
Connaissance du milieu universitaire
Connaissances informatiques
Une expérience dans le domaine de la scolarité universitaire serait un plus

Savoir être :
Gestion du stress
Réactivité
Pragmatisme
Autonomie
Perspicacité

Horaires : 37H30 Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Définir la stratégie des systèmes d'informations - Exigé
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
• Piloter une activité - Exigé
• Gérer les ressources humaines - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2085,05 Euros sur 12 mois