Responsable du pôle Licences - service scolarité (H/F)

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.

Présentation de la structure :

L'UFR Sciences de l'Homme et de la Société, compte 73 enseignants et enseignants-chercheurs titulaires, 17 enseignants contractuels, 250 vacataires d'enseignement, 30 personnels administratifs et 2900 étudiants répartis au sein de 4 départements de formation.

Ces 4 départements de formation sont :

- Psychologie
- Sociologie
- Sciences de l'Éducation
- Informatique et Mathématiques appliquées aux Sciences Sociales.

Ses principaux axes d'activités concernent les comportements humains individuels et collectifs, la cognition, la psychologie clinique et sociale, l'éducation, les représentations sociales et culturelles, la communication homme-machine, les mathématiques appliquées aux sciences sociales, les statistiques et l'analyse des données.

Missions principales :

Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service scolarité, au sein du service de scolarité de l'UFR qui comprend 12 adjoint-es en gestion de scolarité et 5 responsables opérationnels de pôle, vous aurez à encadrer les 6 adjoint-es en gestion de scolarité des parcours de licences et à coordonner l'ensemble des activités du pôle licence.

Activités principales :

Encadrer et animer le Pôle Licence :

- Suivre l'équipe au quotidien, résoudre les conflits, conduire des entretiens professionnels et entretiens bilan, rédiger un rapport d'aptitude, suivre les plannings et congés, participer à la professionnalisation des gestionnaires du pôle.

Anticiper les calendriers et organiser les temps forts de l'année universitaire pour le pôle Licence (mise en place de réunions préparatoires + réunions bilan) :

- Organiser et suivre les campagnes d'admission en licence
- Organiser, planifier et suivre les semaines d'accueil et réunions de rentrée.
- Organiser et suivre les inscriptions pédagogiques des étudiants de licence
- Organiser et suivre les examens du pôle licence : plannings des examens, recrutements de surveillants
- Suivi des étudiants de licence à Besoins spécifiques (EBS)
- Organiser et suivre les demandes de stage des étudiants de licence

Veiller au respect de la règlementation et harmoniser les procédures entre les différentes filières :

- Vérifier la conformité des documents et actes administratifs, participer à l'amélioration continue des pratiques et procédures mises en place dans le pôle
- Connaitre et expliquer les textes réglementaires auprès des agents

Appui transversal scolarité licence :

- Aide à la tenue des jurys, saisie des notes
- Aide à l'organisation du service, appui au responsable de la scolarité
- Traitement des demandes d'admission

Référente ADE pour l'UFR : Appui technique, correspondant local.

Encadrement : 6 agents

Périodes d'activités intenses : préparation de la rentrée, organisation des examens à chaque semestre et pour 2 sessions. Forte disponibilité demandée sur ces périodes.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Savoir anticiper les étapes importantes - Exigé
• Savoir conduire une réunion - Exigé
• Savoir intégrer les innovations, les réformes - Exigé
• Savoir respecter/contrôler respect des échéances - Exigé
• Savoir répondre aux urgences des filières Licences - Exigé
• Savoir travailler en équipe et en autonomie - Exigé
• Savoir élaborer un calendrier - Exigé
• Savoir établir un planning - Exigé
• Utiliser les outils bureaut. généraux/spécifiques - Exigé
• Utiliser les outils inform. généraux/spécifiques - Exigé

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2064,00 Euros sur 12 mois