Responsable Administratif(ve) et Planification (H/F)

L'ENTREPRISE :
Dans le cadre de notre développement et de la structuration de notre groupe, nous sommes à la recherche d'un(e) Responsable Administratif(ve) et Planification. Ce poste est à pourvoir en CDI à temps complet dès septembre 2023.Ce poste est placé sous la responsabilité du Directeur de gestion d'exploitation. Le poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

MISSIONS RH/MANAGEMENT :
- En délégation du directeur d'exploitation, vous évaluez les besoins RH de votre équipe, recrutez vos collaborateurs, les intégrez et réalisez les entretiens RH
- Vous managez votre équipe dans le respect des valeurs de l'entreprise et dans une approche permettant de donner du sens à chacun

MISSIONS SUPERVISION ADMINISTRATIVE ET DE PLANIFICATION :
- Vous supervisez la mise en ?uvre, le suivi et l'exécution des missions des services administratif et planification dans le respect des cahiers des charges et du système de management efficacité performance
- Vous garantissez le bon déploiement des procédures auprès des territoires en accompagnant les équipes pédagogiques, dans une démarche de co-construction
- Vous centralisez les bons de commandes et créez les conventions correspondantes sur l'extranet SC Form
- Vous êtes l'interlocuteur privilégié des clients sur l'ensemble des champs administratifs et apportez des réponses techniques

MISSIONS GESTION/QUALITÉ :
- Vous pilotez la mise à jour et le suivi des différents tableaux de bord et indicateurs de suivi. Vous proposez une analyse de ces indicateurs et des plans d'actions
- Vous êtes en charge du pilotage et suivi et de l'optimisation des ratios de suivi (masse salariale formateurs, temps de préparation, d'activité connexe, etc)
- Vous garantissez le traitement des insatisfactions stagiaires et des alertes émises par d'autres services, par des financeurs et par des partenaires
- Vous contribuez activement à la politique Qualité : maj des indicateurs qualité, mise en oeuvre de plans d'actions, préparation et participation aux audits internes et externes
- Vous présentez des données et éléments consolidés à votre Manager et alertez dès que nécessaire

MISSIONS COMMUNICATION :
- Vous assurez la coordination entre les différents services internes, vous animez et participez à des réunions interservices
- Vous assurez la coordination administrative des partenaires, co-traitants et sous-traitants, et répondez à leurs sollicitations de manière réactive
- Vous contribuez à la structuration du service par la réalisation de procédures, "pas-à-pas" et capsules vidéos, en lien avec le service communication
- Vous participez à des groupes de travail permettant de tendre vers une harmonisation des pratiques administratives entre les différentes entités

PROFIL SOUHAITÉ :
Le poste nécessite une forte appétence pour les missions administratives ainsi que pour le management d'équipe. Nous recherchons avant tout un manager qui, après une période d'intégration, saura démontrer sa légitimité technique auprès de son équipe et des clients internes et externes.
La capacité à suivre et piloter des indicateurs chiffrés est également indispensable pour ce poste. Une appétence pour le pilotage d'activité par KPI est également recherchée. Le poste nécessite une réelle volonté de comprendre nos processus, méthodologies, et de s'immerger dans les dispositifs et cahiers des charges correspondants, pour l'ensemble du périmètre de l'entreprise. La personne retenue devra également être en capacité d'aborder un positionnement plus "macro" dans le pilotage d'équipe, dans le lien avec ses interlocuteurs internes et externes, dans le reporting effectué ou dans l'analyse de son processus.
Une expérience de 2 ans en management d'équipe est souhaitée.

- Capacité d'analyse et de synthèse
- Forte aptitude au travail partenarial
- Capacités relationnelles et rédactionnelles
- Permis B requis
- CDI en forfait jours

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Fiscalité - Souhaité
• Superviser les procédures de gestion financière - Souhaité
• Élaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 28703,62 Euros à 28703,63 Euros sur 12 mois