Responsable administratif(ive) et financier(e) (H/F)

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.

Structure :
La direction de la communication de l'Université Grenoble Alpes (UGA) a pour rôle de concevoir et coordonner, en liaison avec les différents services de l'établissement, l'ensemble des actions de communication vers les publics, les médias, les différents partenaires ainsi que les personnels. Elle est garante de l'image et de la réputation de l'université, et est un acteur majeur dans la gestion de crise. Elle assure le rayonnement de notre établissement sur le territoire et à l'international. Sous l'autorité du directeur général des services, la direction de la communication est chargée d'établir cette stratégie, de piloter sa réalisation par la mise en place d'actions de communication et de sa déclinaison sur différents supports.

Missions principales :

Sous l'autorité de la directrice de la communication, vous intégrerez une structure composée de 3 pôles / services métiers (le pôle communication digitale et le pôle contenus - évènementiel - relation presse ainsi que le service image) dans lesquels opèrent les 22 professionnels de la communication.
Vous aurez de fortes interactions avec les services centraux de l'établissement pour mener à bien votre mission qui sera de piloter et coordonner la gestion administrative notamment en qualité de responsable finances-achats et référent(e) « RH proximité » de la direction. Vous assurerez également la gestion des sorties de la boutique « UGA Shop » et la régie de recettes associée avec le groupe de travail dédié.

Activités principales :

Assurer le pilotage et la coordination budgétaire (50%) :

-Participer à l'élaboration du budget
-Procéder aux opérations d'engagement, service fait (en lien avec la direction des affaires financières DAF)
-Assurer un reporting
-Élaborer des outils de suivi des inventaires physiques
-Rendre compte au service financier de l'état des immobilisations
-Établir et émettre les titres de recettes (conventions, boutique, etc.)

Coordonner la gestion administrative (20%) :

-Accompagner la construction des marchés publics de l'UGA
-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, compte rendu, organigramme,) et les diffuser
-Gérer la boîte mail générique de la direction, le courrier, les colis et les paraphes
-Assurer l'organisation des déplacements et missions des agents
-Assurer l'approvisionnement, la préparation et la livraison des commandes internes d'objets promotionnels aux composantes de l'établissement
-Coordonner les besoins logistiques et organisationnels de la direction

Participer au pilotage logistique et financier de la boutique « UGA Shop » (20%) :

-Tenir la régie de recettes et la fixer les prix de ventes
-Assurer le suivi des stocks et anticiper l'approvisionnement
-Gérer les commandes du devis à la réception et au rangement des articles
-Accueillir les clients et vendre les produits lors des sorties de la boutique (environ 5 fois par an)

Assurer le rôle de référent(e) RH de proximité (10%) :

-Participer aux réunions dédiées et diffuser l'information
-Piloter l'élaboration des budgets masse salariale et le suivi d'exécution
-Assister les responsables dans leurs missions de gestion des personnels en assurant un rôle d'expertise et d'alerte
-Assurer le lien avec la DGD RH

Compétences attendues :

-Maîtriser les techniques de gestion administrative
-Maîtriser les règles de gestion financières, RH et juridiques
-Avoir une bonne maitrise des outils bureautiques
-Savoir rendre compte et assurer un rôle de veille et d'alerte sur les domaines financier et RH
-Savoir rechercher l'information, la vérifier et la diffuser
-Savoir planifier et gérer son activité en fonction des priorités et besoins et d'un cadre de gestion défini
-Savoir rédiger un cahier des charges
-Avoir un intérêt pour les missions et les métiers de la communication
-Travailler en équipe et avoir le sens du relationnel
-Être rigoureux(euse), organisé(e) et méthodique
-Être disponible

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Avoir le sens du relationnel - Souhaité
• Maitriser les techniques de gestion administrative - Souhaité
• Savoir rédiger un cahier des charges - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2059,00 Euros sur 12 mois