REFERENT ADMINISTRATIF DE DIRECTION (F/H)

Rattaché(e) hiérarchiquement au DGS, en tant qu'assistant(e) administrative de direction, vous assurerez les missions suivantes :
Mission secrétaire-assistant(e) de la Présidente et de la directrice générale des services (50%) :
- Gérer les agendas et organisation des réunions, répondre aux invitations, gérer les déplacements,
- Assurer la gestion administrative de plannings, courriers, classement, préparer des dossiers,
- Rédiger et préparer des supports (courriers Word, tableau Excel, power point...),
- Assurer l'interface intra et interservices avec la présidence, la direction générale et les partenaires,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique pour la direction générale,
- Gérer le courrier de la direction générale, veiller aux représentations dans les différentes instances, organiser ou aider
à l'organisation de manifestations évènementielles et protocolaires et des visites presse en lien avec l'administration
générale et la communication,
- En relation avec les membres de l'encadrants et le CODIR : assurer le suivi de dossiers transversaux pour la direction
générale,
- Assurer les missions de secrétariat et d'archivage.

Missions principales secrétaire-assistant(e) de la direction coopération et proximité :
- Gérer les appels téléphoniques et l'accueil des interlocuteurs-trices du Directeur et des services de cette direction,
renseigner et relayer si nécessaire leur demande vers l'agent-e ou le service compétent,
- Assurer le classement informatique des dossiers du Directeur,
- Gérer l'agenda et organiser les déplacements du Directeur et des agent-e-s des services de la direction coopération
et proximité,
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant, avec les outils appropriés,
- Assurer la circulation de l'information, la transmission des consignes pour l'ensemble des sous-directions,
- Coordonner la collecte et la transmission, dans les délais, des notes/rapports/courriers aux élus référents de la
direction coopération et proximité,
- Prendre des notes en réunion et réaliser les comptes-rendus,
- Participer à l'organisation des réunions et séminaires et assurer la logistique associée (salles, transport, repas,
invitations, etc.),
- Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document à partir de consignes écrites ou orales,
- Organiser et effectuer le classement et l'archivage des documents gérés par le Secrétariat de la direction
administrative générale,
- Coordonner la remontée et descente des informations RH dans les services de la direction,
- Veiller en lien avec le chef de service à la continuité de service : suivi des absences et du télétravail, création et mise
à jour des plannings de présence et faire suivre au service RH,
- Assurer l'interface avec le service finance pour les engagements comptables et les marchés publics,
- Être un relai de communication,
- Être un relai pour le service informatique,
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin.
Mission membre du COTECH des assistants(es) administratifs(ves)
- Être force de proposition pour améliorer les pratiques/procédures en tant que membre du COTECH des assistantes
de direction,
- Assurer la communication de l'information liées aux dossiers, projets, activités et réunions en lien avec la direction
générale et de la direction coopération et proximité auprès du COTECH.

Compétences relationnelles requises :
Communication, Organisation, Rigueur, Discrétion, Patiente, Confidentialité, Patiente, Diplomatie, Amabilité, Écoute, Sens du service public,

Compétences techniques requises :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales, Les missions des partenaires publics, Les logiciels de bureautique et messagerie, Les techniques de rédaction administrative, Le droit administratif. Avoir une bonne maîtrise du Français (orthographe, grammaire)

CV + LV jusqu'au 6 octobre

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Exig?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Rémunération Régime indemnitaire IFSE et CIA