Offre emploi Assistant -e administrative - GROUPE SOS SOLIDARITES (H/F)

Prise de poste à partir du 18 septembre 2023
L'assistant-e administrative a pour mission de soutenir la cheffe de service dans la
gestion des tâches administratives courantes d'un accueil de jour et d'un dispositif
d'hébergement d'urgence de 20 places géré par l'Association Groupe SOS SOLIDARITÉ.
Elle/il est sous l'autorité hiérarchique de la cheffe et la Directrice Territoriale.
Activités principales
* Gestion Administrative
- Gestion des courriers et des emails (réception et envoi)
- Suivi du véhicule (entretien, assurance, contrôle technique) et de la flotte téléphonie + informatique
- Suivi du parc immobilier locatif (assurance, factures fluides et loyers, lien avec
les propriétaires et agences immobilière)
- Suivi des démarches avec les fournisseurs en lien avec les locaux
- Classement des dossiers, factures, archivage
- Mise à jour des classeurs et fichiers informatiques partagés (protocoles,
procédures, notes de service) et de l'affichage
- Organisation logistique et des déplacements
* Ressources Humaines
- Gestion administrative du personnel (régie d'avance, arrêts maladie,
déclaration accident du travail, suivi des congés, registre du personnel,
stagiaires ...)
- Centralisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
- Gestion et suivi des formations
- Établissements des contrats de travail (DPAE, mutuelle, prévoyance...)
* Comptabilité
- Tenue des caisses
- Suivi des participations résidents
- Commande et suivi comptable des Titres Restaurants
- Gestion des factures, récupération des documents comptables, préparation
des paiements
- Préparation des éléments comptables (CB, Virement, prélèvement, chèques
et transmission) et transmission au service comptable
* Tâches ponctuelles
- Relecture et mise en page de dossiers
- Soutien dans la vie associative des établissements (Organisations Portes
ouvertes, ...)
- Compte rendu de réunions
Compétences requises
- Maitrise indispensable des outils informatiques
- Disponibilité face aux sollicitations, internes et externes
- Capacité rédactionnelle
- Capacité à gérer les priorités
- La Connaissance du secteur social associatif serait un plus
* Profil
- Expérience dans le secteur médico-social souhaitée
- Maitrise du Pack Office
Contrat à Durée déterminée (CDD) CCN 51 : Convention collective nationale
des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but
non lucratif du 31 octobre 1951
Nombre d'heures : 17,5 Heures hebdomadaire répartis sur 3 jours par semaine.
Avantages : - Prise en charge de 50% transport en commun

Horaires : 17H30 Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Classer des documents - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1000,00 Euros à 1200,00 Euros sur 12 mois