Office manager

Cabot Financial France est une société spécialisée dans le rachat et le recouvrement de créances qui appartient au groupe anglais Cabot Crédit Management. La société a trois sites en France : Lyon, Paris et Marseille.

Chez Cabot, nous sommes fiers d'être les meilleurs dans ce que nous faisons et nous reconnaissons que ce sont les gens qui font la différence dans toute organisation. Alors, êtes-vous prêt à relever un nouveau défi ? ! Nous sommes à la recherche d'un Office Manager H/F pour rejoindre notre équipe support.

Vous n'avez jamais entendu parler de nous ? Voici notre histoire :

Crée en 2006 sous le nom de Nemo recouvrement, Cabot Financial France est aujourd'hui la filiale Française du leader européen du marché des services de gestion du crédit. Nous sommes convaincus de l'importance d'un traitement éthique de nos clients et de nos employés. Notre mission est de créer des voies vers la liberté économique et notre vision est de rendre le crédit accessible en s'associant avec nos consommateurs pour rétablir leur santé financière.

Rattaché(e) à la Responsable Ressources Humaines voici vos missions :

- Gérer l'accueil (Accueil des visiteurs sur site/ Réception de livraison / secrétariat téléphonique) ;

- Gérer le courrier (réception le matin / Ouverture / distribution / Affranchissement le soir)

- Gérer les locaux de Paris, Lyon et Marseille (relation avec la régie/ gestion des dysfonctionnements du bâtiment)

- Gérer les fournisseurs liés à l'intendance des sites en France (Ménage, alarme, électricité, Gestion des prestataires de ménage/ Commande des fournitures / Commande de café ) etc) ;

- Assurer les réservations des déplacements pour les collaborateurs (Billet de train / Hôtel / Restaurant / Taxi, ) ;

- Etablir et valider les notes de frais ;

- Gestion des tickets de carte bleue des porteurs de carte sur Lyon ;

- Gérer les envois de colis (retour des dossiers par le pôle administratif Affranchissement + dépôt à la poste) ;

- Assurer les encaissements ;

- Etablir les chèques nécessaires au règlement des jugements / Oppositions ;

- Collaborer aux évènements de l'entreprise : TownHall, Séminaires, etc.

- Être en support des services commercial, RH, IT ou finance ;

- Etablir de manière mensuel les bordereaux de cession PIMKIE ;

- Réaliser les virements quotidiens ;

- Gérer la communication interne.

Ce qui fera la différence :

- Vous êtes au minimum titulaire d'un BAC + 2 dans le domaine de la gestion ou de l'assistanat de direction ;

- Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et téléphonique ;

- Votre savoir être vous permet d'être ponctuel, de travailler en autonomie, d'être efficace et réactif, avec un sens aigu de la diplomatie et du service client.

- Votre niveau d'anglais vous permet de facilement communiquer par mail.

- Vous avez des connaissances en gestion de la paie.

- Vous avez une appétence pour la communication.

La rémunération sera en fonction du profil.

Le poste est basé sur notre site de Caluire et Cuire. Des déplacements mensuels sont à prévoir sur notre site de Marseille.

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 24000,00 Euros sur 12 mois