Office manager

En rejoignant notre équipe, vous jouerez un rôle central dans la gestion des opérations humaines, des événements et des services corporatifs/généraux.
Vous gérerez ces aspects de manière autonome, en collaborant avec d'autres contributeurs de l'équipe de support et des personnes et en rapportant au PDG.

Services corporatifs/généraux :
- Commander des fournitures de bureau telles que l'épicerie et la papeterie,
- Gérer l'entretien du bureau,
- Traiter et suivre le courrier,
- Gérer les contrats d'assurance,
- Gérer l'inventaire du matériel informatique,
- Émettre le bon de commande au nom de l'équipe R&D.
Opérations humaines :
- Accompagner les processus de recrutement (job boards ou recruteurs) au niveau administratif,
- Rédiger des contrats de travail sur la base de modèles d'entreprise,
- Gérer les onboardings et offboardings (avec le support des juristes de l'entreprise),
- Suivre les périodes d'essai,
- Gérer la transmission des informations pertinentes au sous-traitant paie,
- Gérer l'apprentissage et la formation d'un point de vue administratif,
- Voyages : organiser les déplacements des membres de l'équipe et les réservations d'hôtels,
- Evènements : organisation d'évènements internes, pilotage d'évènements externes,
- Contrôler le processus de remboursement des frais et l'application de la politique de voyage,
- Interface avec la paie et le cabinet comptable : contrôle des RTT et congés, transmission des infos, contrôle des bulletins de paie.

Horaires : 40H Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Droit du travail - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Microsoft Office Suite, Google Suite, Notion - Souhaité

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 30000,00 Euros sur 12 mois