Office manager

Mission principale
- Assurer l'intendance et le bon fonctionnement de l'agence

Positionnement du poste
- Liaisons hiérarchiques : le Chef d'établissement et le Directeur Administratif et Financier
- Liaisons fonctionnelles : les chefs de projets, les collaborateurs de l'agence, l'équipe administrative

Le poste contient notamment les missions et activités suivantes:
- Maintien à jour des contacts et l'annuaire général et de celui du chef d'établissement ainsi que de celui de chaque projet (en collaboration avec les chefs de projets)
- Organisation des déplacements et voyages du chef d'établissement et occasionnellement des
chefs de projet
- Suivi de la planification des réunions internes et externes de l'agence dans l'agenda électronique
- Accueil à l'agence
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Pour sa fonction, gestion administrative des courriers et e-mails, des dossiers et des documents (reproduction, enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Coordination de la réalisation et des envois des communications de l'agence, mise en forme et envoi de courriers
- Organisation des réunions à l'agence , préparation matérielle de la salle et de l'accueil
- Préparation matérielle des conférences à distance
- Suivi et gestion du matériel spécifique à la profession : appareils photos, fournitures pour maquettes, équipements divers de chantier ..., etc.
- Prise en charge du suivi complet de la maintenance des équipements, interface avec les prestataires extérieurs, notamment le prestataire en charge de l'informatique.
- Surveillance des sauvegardes informatiques et de la gestion des espaces du serveur
- Suivi et gestion de l'état des stocks, des fournitures et de l'ensemble des équipements
- Traitement et suivi des commandes et des factures fournisseurs via le logiciel de gestion everwin GX ou de tout autre logiciel en usage à l'agence
- Organisation de la documentation technique en relation avec le chef de projet en charge
- Organisation et responsabilité de l'observation des règles de sécurité de manière générale dont, a minima, les extincteurs, détecteurs de fumée, les affichages obligatoires, la mise à jour du Document unique d'évaluation des risques professionnels en relation avec la personne des Ressources Humaines
- Suivi de l'entretien des locaux, du service de ménage extérieur, maintien en état
- Création et mise à jour d'un livret d'accueil

Utilisation du logiciel GX Everwin et de tout autre logiciel - utile à la fonction - en usage à l'agence

Bon niveau d'orthographe demandé.
Bonne capacité rédactionnelle.

Pas de télétravail pour ce poste.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2200,00 Euros sur 12 mois