Office manager

Le réseau des entreprises spécialisées dans la Sécurité Incendie de VINCI Energies, connues sous le nom UXELLO, est leader en France dans ce secteur d'activité.

Le réseau des entreprises spécialisées dans la Sécurité Incendie de VINCI Energies, connues sous le nom UXELLO, est leader en France dans ce secteur d'activité.
Nous recherchons pour notre entreprise Uxello Services Midi Pyrénées, basée à Tournefeuille :

Un(e) Office Manager H/F

Sous la responsabilité du chef d'entreprise et en collaboration directe avec le Responsable Administratif et Comptable, l'assistant(e) de gestion a un rôle opérationnel dans le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

OBJECTIFS :
Participe à la gestion de l'entreprise, en contrôlant et obtenant des clients, le respect des engagements pris par chacune des parties.

TACHES ET RESPONSABILITES :
Gestion
- Création et enregistrements des commandes clients à partir des informations fournies par les Responsables d'affaires.
- En collaboration avec les Responsables d'Affaires gère l'établissement, le suivi, l'encaissement de la facturation client, et la relance client.
- Vérification et comptabilisation des notes de frais.

Administratif
En collaboration avec le Responsable d'Affaires :
- Gestion administrative et suivi des opérations de maintenance
- Participation à l'élaboration du planning
- Contrôle des feuilles de route des techniciens
- Gestion des envois de rapports d'interventions
- Envoi des avis de passage à nos clients
- Aide à l'élaboration des plans de prévention
- Organisation des dossiers d'affaires
- Réalisation de devis
- Gestion des cautions bancaires

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Poste basé à Tournefeuille (31) puis Pibrac en fin d'année
A pourvoir dès que possible

Profil
Des notions comptables seraient appréciées.
Expérience de 2 ans minimum en entreprise, et idéalement dans le BTP.
Vous êtes dynamique, autonome, réactif(.ve), rigoureux(.se), sens du service et du travail en équipe.
Maitrise du pack office est indispensable sur ce poste.
Poste Handicap Friendly.

Rémunération :
- selon profil
- 13ème mois
- TR et avantages groupe (PEG, PERCO)

Horaires : 37H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon profil