Office manager

L'écosystème européen de la confiance numérique accélère sa transformation, renforçant le besoin de solutions plus efficaces et sécurisées.
Dans ce contexte en pleine mutation, be ys propose une suite de produits et services innovants aux organisations, administrations et particuliers pour optimiser leur confiance digitale globale.
Leader national de la sécurisation des données en plein essor international, notre groupe déploie ses solutions grâce à des technologies de pointe.
Nous recherchons notre futur(e) Office Manager pour nous rejoindre dans nos locaux parisiens !

Intégré(e) dans l'équipe parisienne, l'Office Manager développera une excellente compréhension de l'activité et de la culture d'entreprise. En qualité d'Office Manager, vous serez en charge d'activités variées :

Gérer l'accueil (physique et téléphonique)
Prendre en charge la gestion administrative (courriers, devis, relances, note de frais )
Collaborer avec l'équipe dirigeante en préparant les RDV clients (prises de notes, documents )
Planifier et participer à la communication sur les évènements externes
Organiser des évènements internes et externes
Être l'interface avec les services internes et externes

Diplômé(e) d'un Bac+2 en Assistanat de direction, idéalement, nous recherchons avant tout une personne possédant une expérience significative (plus de 3 ans) sur un poste d'assistant de direction / Office Manager.
Nous recherchons une personne dotée d'un très bon relationnel, bien organisée, qui apprécie la polyvalence de ses missions.
A la fois dynamique, proactif/ve, vous avez le sens de l'accueil et du service, vous avez une excellente capacité à travailler au sein d'une équipe. Vous savez gérer les priorités et faites preuve de réactivité.
Vous disposez également d'une excellente coordination, d'une très grande autonomie, de polyvalence et de très bonnes qualités rédactionnelles et orales.
A l'aise avec le digital et les outils bureautiques.

Anglais bilingue (indispensable)
Allemand (un plus)

A compétences égales ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rejoignez-nous !

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Normes rédactionnelles - Souhaité
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
• Planning du personnel - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Modalités d'accueil - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Collecter et analyser des informations - Souhaité

Langues

Allemand - Souhait?
Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Selon profil et expérience