Office manager ou Assistant(e) de Direction (H/F)

ROBUR Wind France fait partie du groupe ROBUR Industry Services, et regroupe l'ensemble des compétences et services liés à différentes industries. ROBUR emploie plus de 3000 personnes à travers le monde dans différents secteurs industriels.

Avec près de 1 000 employés en Europe, Amérique du Nord et en Amérique du Sud, la business unit ROBUR WIND offre à ses clients une gamme complète de services spécialisés pour les installations de production d'énergie renouvelable. Doté de 5 centres de formation GWO dans 4 pays différents, nous formons directement nos techniciens en interne.

Office Manager / Assistant de direction (H/F) :
Nous recherchons un(e) Office Manager qui aura pour rôle principal d'être le bras droit de la direction en assistant les départements Opérations et Ressources Humaines. Les attributions et responsabilités seront adaptés au profil et évolueront avec le gain d'expérience.

Mission du poste :
- Support à la Direction France pour la coordination de l'entreprise
o Répondre aux appels téléphoniques destinés à l'entreprise
o Suivre les budgets de l'entreprise
- Coordination d'évènements internes et externes

- Administration du personnel :
o Faire le relais social au sein de l'entreprise
o Organisation des formations avec le département QHSE (Qualité Hygiène Sécurité Environnement) en charge des formations et les Opérations
o Organisation des voyages
o Suivi des employés détachés en France des autres filiales du groupe
o Aide au recrutement
o Accueil des nouveaux employés

- Gestion des services généraux :
o Gestion des stocks et commande de fournitures
o Gestion des contrats avec les prestataires
o Référent matériel, IT, téléphonie, véhicules
o Aide à l'amélioration des conditions de travail et de l'environnement

- Coordination avec le département Ressources Humaines du groupe basé en Espagne :
o Coordination des vacances
o Contrôle du respect des jours de travail, heures de travail par rapport à la réglementation
- Interaction avec notre prestataire RH en France

Compétences et exigences :
- Expérience dans l'assistanat de direction d'entreprise
- Autonomie et polyvalence
- Initiative
- Force de proposition
- Adaptabilité à un poste qui peut évoluer rapidement
- Bonne organisation
- Gestion du stress
- Sens de la confidentialité
- Bonne gestion des priorités
- Aisance relationnelle et sens de la communication
- Capacité à résoudre des problèmes complexes
- Capacités linguistiques
- Très bonne maitrise du pack office (Outlook, word, excel, etc.)
- Connaissances en droit social, droit du travail est en plus

Langues :
- Français courant
- Espagnol niveau B1 / B2 minimum : correspond à un niveau d'utilisateur indépendant
- Anglais niveau B1 / B2 minimum : correspond à un niveau d'utilisateur indépendant
- Allemand est un plus

Diplômes ou expérience :
- Formation dans l'assistanat, gestion PME / PMI
o BTS Assistanat, Assistant manager, Gestion PME / PMI
o Etudes supérieures généralistes
- Expérience éprouvée dans ce type de poste

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Droit du travail - Souhaité
• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Réaliser une veille documentaire - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Collecter et analyser des informations - Exigé

Langues

Anglais - Exig?
Espagnol - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Minimum 30 000 € bruts / an