Office manager (H/F)

Fondée en 1990 par Philippe Barthélémy (France) et Sylvia Griño (Uruguay), Barthélémy Griño est une agence internationale d'architecture basée à Paris.
Pluridisciplinaire, son savoir-faire couvre toutes les échelles de projets, de l'urbanisme à l'architecture d'intérieur et au design. Elle intervient donc sur tous types de programmes publics et privés, en France et à l'étranger, de leur conception à leur exécution.

Dans le cadre de la croissance de son activité, Barthélémy Griño est à la recherche d'un.e :Office manager
Barthélémy Griño est une agence internationale d'architecture basée à Paris, fondée en 1990 par Sylvia Griño (Uruguay) et Philippe Barthélémy (France). Elle intervient sur tous types de programmes et de projets publics et privés, de leur conception à leur réalisation.
Entre autres distinctions, Barthélémy Griño a reçu la Mention Spéciale au Prix de l'Equerre d'Argent pour le Stade des Bords de Seine à Nanterre en 2003. Plus récemment, l'agence a été distinguée par sa nomination au palmarès du Grand Prix AFEX pour la Distillerie Glenmorangie en Ecosse, le Premier prix des Trophées Bois Île-de-France pour le Stade Philippe Mahut à Fontainebleau, et a été lauréate des Trophées Béton Pro pour la Tour Radar de Saclay. Philippe Barthélémy a été élu Membre titulaire de l'Académie d'Architecture en 2018.
Description du poste
Contribuer à la veille et au suivi des appels d'offres
Participer au suivi administratif des projets
Organiser les déplacements de l'équipe (achats de billets de train, d'avion et de nuits d'hôtel, procédures d'obtention de visas)
Assurer le suivi des stocks et des commandes de matériel
Saisir les courriers
Gérer les envois postaux
Trier et distribuer le courrier entrant
Gérer les appels téléphoniques
Accueillir les clients / visiteurs.
Cette liste est indicative et non-exhaustive.
L'Office Manager sera encadré(e) par la Chargée de communication et de gestion, sous la responsabilité de sa Directrice et de son Directeur. Les missions précédemment citées en font un poste transversal.
Profil recherché
Expérience de 2 ou 3 ans sur un poste similaire
Motivation
Organisation
Flexibilité
Goût pour le travail en équipe
Aisance orale et écrite
Orthographe irréprochable
Bon niveau d'anglais
Discrétion
Maîtrise du Pack Office
Pourquoi nous rejoindre ?
Atmosphère dynamique d'une société en croissance
Projets reconnus internationalement
Bureaux dans le centre de Paris
Perspectives d'évolution variées
Equipe expérimentée et bienveillante
Salaire compétitif à négocier selon expérience
Informations pratiques
Poste en CDI à pourvoir en septembre 2023.
Les lettres de motivation et curriculum vitae sont à adresser PAR MAIL
Merci de bien vouloir indiquer dans l'objet du mail « CANDIDATURE OFFICE MANAGER »

Horaires : 39H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Utiliser les outils bureautiques - Exigé

Langues

Anglais - Exig?
Français - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Salaire compétitif à négocier