Office Manager (H/F)

Rejoindre PHOEBE, c'est rejoindre aujourd'hui 60 hommes et femmes qui conseillent, accompagnent et répondent depuis près de 20 ans aux exigences des entreprises dans les secteurs de la défense, du ferroviaire, de l'aéronautique, du naval, de l'automobile, du spatial, de l énergie... Partagez notre passion et nos ambitions en rejoignant nos équipes d'Ingénieurs et de Techniciens dans les domaines, de la sûreté de fonctionnement, de l ingénierie de maintenance, de l ingénierie documentaire.

Poste d'Office Manager pour un contrat à durée indéterminé à temps partiel dans une start-up en pleine expansion pour participer activement à son développement.

La Société
Startup spécialiste des solutions de recharge pour véhicules électriques et hybrides rechargeables.
Notre équipe est composée d'experts de la recharge afin d'offrir un service clé en main d'installation de bornes de recharge pour les entreprises et les particuliers.

Notre objectif est double :
1. Proposer un service à forte valeur ajoutée dans l'installation et l'infrastructure de bornes de recharge pour répondre à une forte demande du marché et à des clients exigeants.
2. Gérer une plateforme SAAS afin de faciliter l'installation de bornes de recharges.
3. Offrir des services de mobilités à forte valeur ajoutée à nos clients.

Activités principales
À une étape clé de son évolution, nous recherchons un.e Office Manager pour rejoindre notre équipe. L'Office Manager (H/F) est en charge de la gestion administrative, Ressources Humaines (RH) et de la facturation, ainsi que de la prise en charge de tâches quotidiennes liées à la vie de bureau.

Vous aurez pour mission principale :
- Administratif/ facturation
o Gestion de la facturation : émission des factures, suivi des paiements, encaissements et relances clients
o L'élaboration et la mise en place d'outils de gestion et de suivi, de procédures ainsi que de vérification de leur bonne utilisation
o Le suivi financier des projets :
Analyse des marges entre le réalisé et l'estimé par projet
Recommandations pour améliorer les marges
o Gestion des prestataires externes : suivi des contrats et des factures des prestataires externes, règlements fournisseurs et mise en place de contrats de services
o Soutien à la comptabilité : rapprochements bancaires et saisies
o La réalisation de reportings réguliers ((hebdomadaires, mensuels et trimestriels) et dashboard concernant l'activité, définition des KPI clefs
o La surveillance des écarts entre les objectifs prévisionnels et les objectifs réalisés et la proposition si nécessaire d'actions correctives
o Suivi de la courbe de cash

- Administratif/ RH
o Préparation des onboarding des nouveaux collaborateurs : matériel informatique, welcome pack, adresses emails, accès aux outils internes, organisation de la demi- journée d'onboarding.
o Prise en charge la gestion administrative RH : mutuelle, tickets restaurants, médecine du travail...),
o Préparation et suivi des « off-boarding » en lien avec les managers

- Office/ Happiness
o Gestion des tâches administratives : traitement de la boîte mail, gestion du courrier, organisation des déplacements, et accueil téléphonique
o Gestion du bureau : assurer la bonne tenue quotidienne des locaux (commandes de fournitures, optimisation de l'espace, amélioration du cadre de travail...)
o Organisation des activités liées au bien-être des salariés : activités sportives, événements mensuels, team building
o Gestion de la communication interne

Expériences et qualités requises

- Issu.e d'une formation minimum Bac +2 en administratif ou gestion, vous avez une première expérience professionnelle dans un poste similaire
- Rigoureux.se, vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques (Microsoft Office) et de facturation
- Débrouillard.e, proactif.ve et autonome, vous savez gérer vos priorités et avez des facilités pour trouver des solutions efficaces pour vous sortir d'un problème
- Vous êtes doté.e d'une excellente capacité rédactionnelle et d'un goût prononcé pour l'organisation
- Curieux.se avant toute chose, vous vous intéressez à l'innovation, à l'entrepreneuriat et aux nouvelles technologies. Votre ouverture d'esprit vous permet d'approfondir un sujet pour en maîtriser rapidement les bases
- Communicant(e), vous êtes à l'aise à l'oral et notamment lors de co

Horaires : 18H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Annuel de 11000,00 Euros à 15000,00 Euros sur 12 mois