OFFICE MANAGER (H/F)

PRÉSENCE CONSEIL pionnier dans le domaine de la prévention des risques psychosociaux et de la qualité de vie au travail, le cabinet accompagne les entreprises dans l'optimisation des bonnes pratiques et la gestion des situations de crises et de souffrance auxquelles les équipes se trouvent parfois confrontées. Nous travaillons avec tous types d'organisations (PME, grands groupes, entreprises privées, institutions publiques).

Nous recherchons un(e) OFFICE MANAGER F/H pour notre établissement.
Rattaché (e) hiérarchiquement à la direction, vous avez pour mission, en tant qu'assistant(e), de contribuer au développement du cabinet.
Assistanat de direction / administration générale :
- Gestion de la relation client (traitement des demandes, organisation d'intervention, rendez-vous, etc)
- Relation avec les fournisseurs (informatique, téléphonie, entretien,..)
- Relation avec les prestataires (gestion des interventions et formalités)
- Accueil téléphonique et physique/gestion des fournitures
- Mise à jour des tableaux de suivi clients et intervenants
- Recrutement de nouveaux salariés et consultants externes (recherche, échanges, passage à contrat)
- Traitement des congés/RTT/Titres restaurants/Mutuelle/Prévoyance
- Suivi de la facturation en rapport avec l'activité (clients et prestataires)
- Préparation des dossiers administratifs de réponse aux appels d'offres

De niveau Bac +2, vous justifiez d'une première expérience dans le domaine de l'assistanat.
- Très organisé(e) et rigoureux(se) vous devez être capable d'aborder une grande variété de sujets et mener de front des missions variées.
- Vous avez un souci constant de la satisfaction client et vous êtes capable de proposer des plans d'actions pour suivre et corriger le déroulement de votre activité.
- Vous démontrez une forte capacité à collaborer et à communiquer et vous savez vous adapter à un contexte en pleine mutation en intégrant rapidement des données techniques pour les restituer à des publics variés.
- Créatif(ve), force de proposition et doté(e) d'une grande autonomie, vous possédez d'excellentes capacités rédactionnelles.
- Maîtrise de Wordpress sur la partie mise à jour de contenus et création de page.
- Maîtrise de Canva serait un plus.

Horaires : 35H Travail en journée

Formations

Bac+2 ou équivalents - Souhait?

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
• Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
• Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
• Définir une stratégie de communication - Souhaité
• Organiser, coordonner un événement - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
• Transmettre de l'information - Souhaité
• Gérer un planning - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution, ?).
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Annuel de 27000 Euros à 31000 Euros sur 12 mois