Office Manager H/F (H/F)

Qui sommes-nous ?
Société en pleine croissance et basée à Voisins-le-Bretonneux et Paris, Horizon Engineering Management, recherche un(e) Office Manager. Dans un cadre challengeant et sous la responsabilité de la Responsable des Ressources Humaines, vous rejoindrez l'équipe composée de deux personnes et prendrez en charge la partie Office Management.

Vos challenges ?

Votre rôle sera d'accompagner les membres de la Direction et les 50 collaborateurs du Groupe répartis sur nos 2 sites (Voisins-le-Bretonneux et Paris 16ème). Pour cela, vos missions seront les suivantes :
Gestion des services généraux :
- Gérer la réception, l'envoi, le tri et la distribution du courrier, des colis et des livraisons sur les sites,
- Organiser les différents déplacements de la Direction et des collaborateurs
- Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs en lien avec son poste de travail (logistique et services généraux) et suivre les contrats,
- Gérer les achats non liés à la production : commandes de fournitures de bureau, produits d'entretien,
- Planifier les interventions des prestataires en fonction de la disponibilité des services internes,
- Aménager, déménager, gérer les espaces à Voisins-le-Bretonneux et Paris (16ème),
- S'assurer de l'hygiène, la sécurité et l'environnement des sociétés,
Gestion de l'événementiel :
- Être un soutien logistique (réservations d'hébergements et des restaurants, gestion des déplacements) et organisationnel (suivi des participants, suivi des différents prestataires, suivi des différentes commandes) lors des événements internes et externes,
- Etablir des budgets, suivre selon l'évènement les devis et les factures, transmettre des données au pôle comptabilité
Gestion Administrative :
- Gérer les besoins professionnels de la Direction
- Agir en support pour la rédaction des courriers et apporter un appui administratif auprès des différents pôles (montage de dossiers et présentations diverses, relecture, )
- Gérer l'accueil téléphonique et physique et diriger le cas échéant les entrants vers les sociétés correspondantes et les interlocuteurs concernés
- Appuyer les différents pôles d'un point de vue logistique (réservation de salles, tenue des stocks de documentation, aide à l'organisation des salons, gestion des prestataires )
- Coordonner les plannings et la gestion des rendez-vous
- Gérer des devis et des factures,
Ressources Humaines :
- Gérer des notes de frais
- Assister la Direction des ressources humaines d'un point de vue logistique sur l'ensemble des parcs (automobile, téléphonie, ), sur la gestion des badges et clés
- Préparer les kits d'intégration et le poste de travail du nouvel embauché
- Archiver et classer toutes sortes de documents
Liste non-exhaustive

Votre profil ?

Diplômé(e) d'un Bac / Bac+2, vous avez une première expérience professionnelle obligatoire et réussie sur un poste similaire,
Une expérience/connaissance en lien avec l'immobilier et la finance serait un plus,
Maîtrise parfaite du français (oral et écrit),
Excellente maitrise du Pack office (Teams, Word, Excel) et des outils digitaux (Rainbow, )
Votre sens de la communication et de l'écoute vous permettent d'être à l'aise dans la relation avec les différents interlocuteurs (salariés, managers, membres de la Direction, prestataires, )
Vous êtes rigoureux(se), réactif(ve) et capable de gérer les priorités. Organisé(e), vous savez être dans l'anticipation des besoins,

Contrat : CDI
Rémunération : 30-32K?
Avantages : Titres restaurant / Remboursement des frais de déplacements professionnels ou voiture de service disponible / primes diverses / CSE externe / prévoyance prise en charge à 100% par l'employeur / 2 jours de repos offerts par an
Embauche : Dès que possible
Localisation : Voisins-le-Bretonneux (3 jours par semaine) et Paris 16ème (2 jours par semaine le mardi et le jeudi)

Horaires : 35H Travail en journée

Qualités professionnelles

Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 30000,00 Euros à 32000,00 Euros sur 12 mois