Office Manager CDD (92) (H/F)

DERICHEBOURG Multiservices est un opérateur de référence des services externalisés aux entreprises industrielles et tertiaires, services publics et collectivités.

Une de ses filiales, DERICHEBOURG Accueil, propose des prestations d accueil et de services, ainsi que des prestations d accueil dans l événementiel, en salle de spectacle, en point de vente et dans les entreprises.

Nous recrutons pour un de nos clients, un office manager en CDD à temps plein,

Du Lundi au Vendredi 18/09 - 29/09/2023
Horaire:
- Lundi/Mercredi et Vendredi: 9h - 17h (1h de pause)
- Mardi et Jeudi: 8h30 - 16h30 (1h de pause)
Taux Horaire : 12,50 + Prime
Mutuelle d'entreprise
Remboursement de 50% de votre titre de transport
Zone: Défense (92)

Détails du poste
Gestion du parc de fontaines à eau et cafetières Nespresso
S'assurer du bon fonctionnement chaque lundi
Suivre et gérer les interventions demandées via le portail de services
Assurer les petits dépannages
Suivre les interventions du SAV: alerte et relance
Gestion des commandes selon retour chef d'équipe propreté

Gestion des fournitures de bureau
Clôturer les interventions une fois la livraison effectuée ou geler l'intervention si le produit est à commander, et en informer le collaborateur;
Suivre l'état des stocks
Préparer les approvisionnements et informer de la nécessité de passer des commandes au responsable de ces achats
Vérifier les colis lors des livraisons, procéder à l'entrée en stock et transmettre les bons de livraison
Informatiser le suivi des stocks
Passer les commandes chez le fournisseur

Accueil des visiteurs et gestion des badges
Point d'entrée des demandes de badges permanant des services
Gestion des demandes des badges vis-à-vis des interlocuteurs de Trinity
Envoi mail induction et vérification
Gestion des demandes carte RJE et parking ponctuel avec logiciel Docupark
Inscription MyDBool (création des accès à distance et veiller au fonctionnement)
Attribution casier

Suivi des prestations des entreprises extérieures et des livraisons de colis
Accompagner les entreprises extérieures sur les lieux d'intervention;
Procéder à l'ouverture de locaux
Contrôler visuellement l'état des colis à la livraison
Signer et taponner les bons de livraison, et signaler les réserves si nécessaire sur les bons;

Gestion du courrier

Le matin:
-Réceptionner, trier le courrier arrivé
-Envoi des Chronopost entre les sites

L'après-midi vers 14h00
- Réceptionner et trier le courrier arrivé
- Collecter le courrier au départ
- Commander des consommables

- Envoi du courrier aux autres entités (courrier normal, Chronopost)

Départ collaborateurs
Finalisation du circuit de départ(restitution badges, codes d'accès) selon fiche de suivi
Récupération des badges
Mise à jour dans les outils(MyDbook, parking, etc.)

Profil, Expérience, Formation

Compétences requises
Avoir le sens de la priorité
Rigueur, autonomie et sens du service.
Excellent relationnel et bonne écoute.
Méthodique, motivé et ayant une envie de s'investir.
Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc...)
Capacité d'adaptation
Avoir le sens de l'anticipation afin de satisfaire aux mieux les demandes des clients, collaborateurs

Profil
De formation (Bac à Bac+2 minimum)
Expérience 2 ans minimum

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planning du personnel - Exigé
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé

Langues

Anglais - Exig?

Qualités professionnelles

Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Rémunération Horaire de 12,50 Euros sur 12 mois