Gestionnaire Stages de médecine et commission hospitalière (H/F)

Créée en 1991, l'UVSQ est aujourd'hui le pôle d'enseignement supérieur, de recherche et technologie le plus important des Yvelines. Implantée au c?ur de cinq agglomérations des Yvelines (Versailles, Saint-Quentin-en-Yvelines, Mantes en Yvelines, Rambouillet et Vélizy), l'UVSQ accueille 20000 étudiants et dispose d'un effectif de 1716 agents dont 1020 enseignants-chercheurs et 698 personnels administratifs. L'UVSQ est membre fondateur de l'Université Paris-Saclay.

UNIVERSITE VERSAILLES ST-QUENTIN-EN-YVELINES
UFR de médecine Simone Veil-Santé (Montigny)

Le ou la gestionnaire occupe le poste de gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Simone Veil de l'Université de Versailles Saint Quentin-en-Yvelines.
A ce titre il ou elle exécute un ensemble de tâches administratives inhérentes à la gestion des stages de Médecine de la L2 à la fin du Master. Il ou elle concourt au bon fonctionnement du cursus universitaire de chacun des étudiants, de l'inscription administrative à la diplomation.
Elle ou il participe à l'activité du service et travaille en étroite collaboration avec ses collègues et ses supérieurs.

Mission 1 : SECRETARIAT CLASSIQUE
Participer aux commissions hospitalières et en assurer le secrétariat de réunion
Accueil Téléphonique + Physique Etudiants + enseignants
Informations sur les différents cursus
Réalisation de fiches procédures
Classement, archivage

Mission 2 : GESTION DES STAGES DE MEDECINE
Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels/services) et externes (usagers)
Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en médecine
Organiser les campagnes de choix de stage en présentiel ou paramétrer leurs équivalents sur les outils dématérialisés
Organiser les affectations de stage avec la collaboration et l'appui de personnels hospitalo-universitaires (chef de service, chef de clinique assistant, professeur hospitalo-universitaire, secrétaire universitaire, médicale...)
Accompagner, former les utilisateurs (étudiants et enseignants-évaluateurs) à la prise en main des outils
Assurer les rappels d'évaluation et de validation de stage auprès des encadrants
Gérer les conventions de stage
Rendre compte et élaborer des processus de suivi
Contribuer au fonctionnement du circuit de l'affectation, à la mise en stage des étudiants et assurer leur suivi
Valider les affectations dans les outils et se charger des notifications aux étudiants
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en médecine.

Mission 3 : MISSIONS ANNEXES
Assurer l'interface avec le Service des Partenariats et Mobilité Internationale de l'UFR mais aussi avec le service des Relations Internationales pour les stages des étudiants étrangers au sein de l'UFR et des étudiants de l'UFR au sein d'établissements étrangers.
Gérer les demandes de stages INTER-CHU.
Veiller aux textes nationaux et directives du rectorat, de l'ARS et des Ministères de la Santé et de l'Enseignement Supérieur
Venir en renfort pour collaborer aux évènements majeurs de l'UFR durant l'année universitaire

COMPETENCES

Connaissance, savoir :
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'UFR SVS et de l'UVSQ
Maîtrise de l'expression orale, de l'argumentation et des techniques d'accueil
Connaissance générale des règlementations des études

Savoir-faire :
S'exprimer oralement ou par écrit
Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
Utiliser les outils bureautiques
Trier, hiérarchiser, prioriser les urgences et classer les informations.
Analyser et gérer les demandes d'information
Gérer la confidentialité des informations et des données
Travailler en équipe et en relation partenariale
Prendre et rédiger des notes (documents de tous ordres)
Enregistrer les messages et rendre compte

Savoir être :
Autonomie, rigueur, responsabilité
Sens de l'initiative, de la discrétion et de la confidentialité
Aptitude relationnelle et de communication

Horaires : 37H30 Travail en journée

Compétences

• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
• Accueillir, orienter, informer une personne - Souhaité
• Utiliser les outils bureautiques - Souhaité
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 25600,00 Euros sur 12 mois