Gestionnaire ressources humaines (BSG) (H/F)

Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L'université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

La bibliothèque Sainte-Geneviève est une bibliothèque interuniversitaire et publique, accessible à toute personne de plus de 18 ans ou titulaire du baccalauréat. Ses universités cocontractantes sont Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Paris 2 Panthéon Assas, Sorbonne Nouvelle, Sorbonne Université et Université Paris Cité ; elle est administrativement rattachée à l'université Sorbonne Nouvelle.
Le département des Affaires générales est composé du service financier et du service du personnel.

Le service financier gère toutes les opérations incombant à l'ordonnateur : de l'élaboration du budget aux émission des demandes de paiement et titres de recettes. Il s'occupe aussi d'une régie de recette et d'une avance pour menues dépenses.
Le service du personnel effectue la gestion administrative collective et individuelle des agents et la pré-liquidation de la paie. Il travaille étroitement avec la Direction des Ressources Humaines de l'Université Sorbonne Nouvelle et les tutelles ministérielles.

Le département est également chargé de la gestion de la formation du personnel : élaboration du plan de formation annuel, gestion et l'organisation des demandes (inscriptions, courrier, suivi et statistiques) et diffusion des informations aux personnels.
Missions principales de l'agent

Le gestionnaire collabore avec les autres agents du service du personnel de la Bibliothèque Sante-Geneviève pour assurer au quotidien la gestion des carrières des agents de la bibliothèques (titulaires et contractuels). Il exerce ses compétences dans les domaines suivants :

Mission 1 : Gestion de la carrière des contracttuels (contrats indiciés) et moniteurs étudiants
- Etablir les contrats de travail et récupérer l'ensemble des pièces administratives nécessaires
- Collecter et mettre à jour les informations liées à la situation et la carrière de l'agent dans la base de données SIHAM et dans le dossier physique de l'agent ;
- Calculer les congés annuels, et suivre les autorisations d'absence sur le nouveau logiciel de gestion Planno ;
- Suivre les congés maladie et établir les décisions et arrêtés qui en découlent ;
- Constituer les dossiers d'accidents de service le cas échéant, en assurer le suivi et établir les arrêtés qui en découlent ;
- Informer les agents sur leurs droits à l'ARE et effectuer les prises en charge pour mettre en place les versements mensuels : suivi mensuel des dossiers, saisie sur Indeline et saisie en paie ;
- Informer, orienter et conseiller les agents et leurs responsables sur le déroulement de carrière et les dispositions statutaires.

Mission 2 : Gestion des stagiaires (conventions, gratifications)
- Effectuer le suivi administratif de la convention ;
- Administrer les congés et les demandes d'absence ;
- Etablir les documents nécessaires à la gratification, en lien avec le service financier ;

Mission 3 : Effectuer la pré-liquidation de la paie des agents
- Assurer la prise en charge financière des nouveaux agents dans le logiciel de paie Girafe ;
- Calculer, préparer et saisir les états liquidatifs pour les nouveaux éléments à prendre en compte en paie ;
- Saisir et codifier mensuellement les éléments de paie puis les contrôler en relation avec la cellule du contrôle paie de l'Université ;
- Participer à l'élaboration et à la mise à jour de tableaux de bords pour le pilotage de la masse salariale.

Mission 4 : Assurer le suivi administratif des absences, congés annuels et congés pour maladie
- Saisir les absences et effectuer le suivi des demandes de justificatifs le cas échéant ;
- Assurer la gestion des arrêts maladie : saisie dans Siham, préparation des courriers de carence et saisie en paie ;
- Effectuer la saisie des indemnités journalières sur le site net-entreprise.fr

CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES

- Contraintes liées au respect des calendriers de gestion
- Disponibilité en période de forte activité

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Législation sociale - Souhaité
• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion - Souhaité
• Réaliser des déclarations réglementaires - Souhaité
• Connaître les partenaires institutionnels - Souhaité
• Fonctionnement d'une bibliothèque - Souhaité
• Logiciel SIHAM, OVIDENTIA, GIRAFE - Souhaité
• Règlementation RH - Souhaité
• Statut du fonctionnaire - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Grille salaire catégorie C