Gestionnaire pédagogique du département : MTEE (H/F)

Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique du chef-fe du service scolarité.

Missions :
Assurer le secrétariat, pédagogique du département MTEE

Activités principales :
Administration des départements :
Gestion des appels téléphoniques
Traitement du courrier interne et externe
Classement, archivage, photocopie de documents
Accueil du public (enseignants et étudiants)
Traitement et diffusion de l'information par mail
Gestion du matériel (des départements) - Assurer les aspects logistiques (vérification, réservation, achat) : locaux, matériels, fournitures
Organisation des événements (journées portes ouvertes (JPO), soutenances, remise des diplômes, salons, ...).
Suivi de la scolarité des étudiants :
Accueillir, informer et orienter les étudiants (FI et FA) du département, pour les années concernées
Suivi des inscriptions administratives (IA) et faire les Inscriptions pédagogiques (IP)
Gérer toutes les opérations courantes relatives à la scolarité des étudiants sur les logiciels dédiés
Participation au processus de validation des semestres en vue des jurys
Gestion des conventions de stage et suivi des stages
Saisie hebdomadaire de l'assiduité des étudiants grâce aux logiciels dédiés
Gérer toute la partie spécifique à l'apprentissage en lien avec le CFA
Assurer toute la logistique des réunions et les relations avec les maîtres d'apprentissage, prise de notes et compte-rendu
Participer aux réunions organisées par le CFA
Mettre à jour la base de données du CFA (Emploi du temps, tuteurs, coordonnées des apprentis, absences)
Participer aux réunions de département

Suivi financier des départements :
Gestion des devis, des commandes, facturations et livraisons correspondant à l'activité

Gestion des missions des enseignants dans logiciel dédié

Suivi administratif des enseignants vacataires :
Créer, contrôler et valider les états de services des enseignants permanents et des vacataires (OSE) en lien avec le service RH de l'IUT.

Compétences
Maîtriser l'expression écrite et orale ainsi que les modes de communication (courrier, mail, téléphone)
Rédiger des notes, des comptes rendus de réunions
Savoir coordonner ses activités en hiérarchisant les tâches par ordre de priorité, alliant rigueur et autonomie
Respect des procédures administratives
Avoir un grand sens de l'accueil et du service public
Capacité d'adaptation, rigueur et sens de l'organisation
Savoir travailler en équipe et en collaboration avec différents partenaires
Disponibilité envers les étudiants et les enseignants
Qualités relationnelles
Polyvalence
Proactive
Force de proposition
Connaissances
Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la mise en ?uvre de logiciels bureautiques courants (Pack Office), ainsi que des applications métiers (APOGEE ; YPAREO ; STILLINCONTACT, OSE, SCODOC, VT) ;
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la structure et de son environnement

Participation aux journées portes ouvertes
Remise de diplôme (1 soirée dans l'année)
Présence indispensable lors des inscriptions et autres périodes d'activité intense selon les calendriers de gestion.
Poste à pourvoir immédiatement
Rémunération statutaire pour un agent titulaire
Horaires : 35 heures du lundi au vendredi

Horaires : 35H Travail en journée

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Planifier des rendez-vous - Souhaité
• Classer des documents - Exigé
• Accueillir, orienter, informer une personne - Exigé
• Établir, mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité

Qualités professionnelles

Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 1752,00 Euros à 1974,00 Euros sur 12 mois